Afdelingsondersteuner Lucht

**:Functieomschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Afdelingsondersteuner

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen
- en buitenland?

Als Afdelingsondersteuner ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat binnen de Directie Projecten diverse afdelingen worden ontzorgt.

Wat ga je doen?
Voor de deze vacature wordt er gezocht naar twee afdelingsondersteuners. Voor de afdeling Luchtvaart Projecten en ook voor de afdeling Maritieme Projecten.

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie

Als Afdelingsondersteuner vervul je een veelzijdige rol binnen de Directie Projecten.
In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen onze afdeling. Je bereidt portfolio-, programma
- en projectvergaderingen voor door de vergaderstukken en achtergrondinformatie te verzamelen. Je nodigt de deelnemers uit, reserveert vergaderlocaties en regelt indien nodig catering. Tijdens de vergaderingen neem je actief deel, maak je notulen en geef je, wanneer nodig, toelichting op de besproken onderwerpen. Na de vergaderingen stel je besluiten
- en actiepuntenlijsten op en zet je de afgesproken actiepunten uit. Je bewaakt de voortgang van deze acties en spreekt actiehouders aan wanneer dat nodig is.

Je beheert ook de activiteitenlijst van de afdeling. Op aanwijzing van het afdelingshoofd stel je deze op en houd je de lijst up-to-date. Je verspreidt de lijst onder de belanghebbenden en zorgt ervoor dat de voortgang van de activiteiten bewaakt wordt. Als er knelpunten zijn, rapporteer je deze en doe je voorstellen voor oplossingen.

Daarnaast voer je diverse andere werkzaamheden uit om de afdeling te ondersteunen. Je beheert de digitale samenwerkingsruimte, legt werk
- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij. Je zorgt ervoor dat het afdelingsarchief up-to-date is en beheert de digitale postomgeving (XPOST).

Ook help je mee bij de organisatie van saamhorigheidsbijeenkomsten, zodat het team ook op sociaal vlak goed functioneert.

Kortom, als afdelingsondersteuner vervul je een essentiële rol bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten op de afdelingen Luchtvaart Projecten en Maritiem Projecten, waarbij je zorgt voor efficiëntie, organisatie en ondersteuning op verschillende gebieden.
**Functie-eisen

Wat vragen we?
Voor het uitvoeren van deze functie beschik je over een afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur met een secretariële affiniteit.

Daarnaast breng jij onderstaande kennis en vaardigheden mee;
- Kennis van (interne) administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie en inzicht in de daaraan verbonden organisatorische en functionele verhoudingen.
- Kennis van de beleidsterreinen en overige instanties en organisaties werkzaam op het gebied van Defensie.
- Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Vaardigheid in het omgaan met de ter beschikking staande geautomatiseerde systemen.

We zoeken iemand, die graag zijn collega’s helpt, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je werkt nauw samen met andere afdelingsondersteuners.
Verder kan je goed zelfstandig werken, ben je proactief, waardoor je de afdelingshoofden werk uit handen neemt. Het is ook van belang dat je duidelijk prioriteiten kan stellen, waardoor je je werk goed kan organiseren en plannen
Spreekt jou dit alles positief aan? En zie je het wel zitten om jou steentje bij te dragen aan de veiligheid in onze samenleving? Twijfel dan niet en schrijf ons aan

Twijfel je nog? Terwijl je wel zoiets hebt van ”dit lijkt mij echt een leuke werkplek en functie, maar ik bezit nog niet alles wat gevraagd wordt” wees dan niet bescheiden en schrijf ons dan ook aan
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond
- Maandsalaris Min €2.779 - Max. €3.664 (bruto)
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
- Contractduur Het betreft een tijdelijk aanstelling met uitzicht op vast
- Maximaal aantal uren per week 38
**Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeie