Telefonist/receptionist

Aeres Hogeschool
- Dronten
- 0,5 fte
- Sluitingsdatum: 15-12-2024

Direct solliciteren

Ben jij een enthousiaste en flexibele telefonist/receptionist met oog voor gastvrijheid en organisatietalent? Vind je het leuk om in een dynamische werkomgeving te werken en een spilfunctie te vervullen? Dan zijn wij op zoek naar jou

**Wat je gaat doen**:
Als telefonist/receptionist bij het Aeres Bedrijvencentrum ben jij het visitekaartje van onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat informatie en bezoekers op de juiste plek terechtkomen en dat onze gebouwen soepel draaien. Samen met een collega receptioniste zorg je voor een gastvrije en professionele ontvangst.

**Bediening telefooncentrale**
- het aannemen en doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken;
- het tot stand brengen van uitgaande telefoongesprekken;
- het digitaal bijhouden van een interne telefoonlijst en op de hoogte zijn van de aan
- en afwezigheid van medewerkers;
- het maken van gespreksnotities voor niet-aanwezige medewerkers;
- het verstrekken van inlichtingen van algemene aard, zoals onder meer over de aan
- en afwezigheid van medewerkers, over de Aeres groep en over administratief-organisatorische zaken;
- het noteren en doorgeven van klachten en storingen;
- het op verzoek van of na overleg verrichten van lichte administratieve werkzaamheden.

**Ontvangen bezoekers**
- een gastvrije ontvangst en het vriendelijke te woord staan van bezoekers, het bezoek melden en doorverwijzen of op verzoek begeleiden naar de gewenste persoon;
- het verstrekken van inlichtingen van algemene aard;
- het uitvoeren van de toegangscontrole bezoekersbeheer en bewaken omgeving.

**Facilitaire - en huishoudelijk ondersteuning**
- het in ontvangst nemen van poststukken en goederen;
- het verwerken van aanvragen en reserveren van de vergader
- en trainingsruimten incl. toebehoren;
- vergader
- en trainingsruimten gereed maken voor gebruik en na afloop opruimen;
- verrichten van algemene dienstverlenende werkzaamheden;
- het beheren van de voorraad kleine kantoorartikelen, keuken
- en schoonmaakvoorraad en het doen van inkopen;
- beheren van het magazijn en voorraden en bestellen van goederen;
- verrichten van lichte schoonmaakwerkzaamheden (keuken, kantine en koffiemachines) conform instructies en (hygiëne)voorschriften;
- signaleren van (ver)storingen en verhelpen van eenvoudige storingen en gebreken;
- sleutelbeheer.

Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen in het gebouw. Taken die hierbij horen zijn bijvoorbeeld: bij calamiteiten adequaat handelen en procedures in gang zetten en het afsluiten van het gebouw en/of overdragen verantwoordelijkheid aan beveiliging. Maar ook het beheer van kantoorartikelen en materialen binnen het gebouw en zorgen dat de receptie er netjes uitziet.
- Samen met een collega receptioniste zorg je voor een optimale bezetting van de receptie.

**Wij vragen**:
Je bent beschikbaar op de woensdag en de vrijdag, dit zijn de 2 vaste dagen waarop je bent ingeroosterd. De werktijden zijn van 8.00 -17.00 uur. Tijdens vakantieperiodes zijn de gebouwen geopend en de bezetting zal dan in goed overleg ingepland moeten worden.
- mínimaal beschikt over mbo werk
- en denkniveau;
- het gezicht van de organisatie is: representatief, gastvrij en klantgericht;
- dienstverlenend en sociaal vaardig is, met een empathische en professionele houding;
- betrouwbaar en integer te werk gaat, ook in vertrouwelijke situaties;
- stressbestendig is en problemen oplossingsgericht kan aanpakken;
- uitstekende communicatieve vaardigheden heeft, zowel mondeling als schriftelijk;
- nauwkeurig en verantwoordelijk werkt volgens vastgestelde procedures en instructies;
- goed kan multitasken en zelfstandig werkzaamheden uitvoert;
- ervaring heeft met Microsoft Office-programma's;
- bij voorkeur relevante werkervaring meebrengt in een vergelijkbare functie;
- in het bezit is van een BHV-diploma of bereid is dit te behalen;
- flexibel inzetbaar is, met name tijdens vakantieperiodes.