Bestuursondersteuner

**Over de functie**:
Het management, en op afroepbasis de directie, commissarissen en aandeelhouders ondersteunen in de besluitvorming en je niet gek laten maken door de ingewikkeldheid van interne processen
Dat kun je namelijk niet gebruiken als secrateresse en bestuursondersteuner voor de afdeling directiesecretariaat, SCM en vernieuwing bedrijfsvoering. In de dynamiek van een groot OV-bedrijf gebeurt altijd wat en soms is dat dat totaal onverwacht. Het werk van de ondersteuner van het management en op afroepbasis van het bestuur is een uitdagende baan met overzicht over de hele organisatie, in een bestuurlijke omgeving, waarin veel flexibiliteit wordt gevraagd. Maar of het nu business as usual is of regelrecht crisis: jij houdt je hoofd koel en jij weet het management, de digital board en de directie, commissarissen en aandeelhouders optimaal te ondersteunen in de besluitvorming over de meest uiteenlopende onderwerpen.

**Je eigen route vinden**
Onze klanten vertrouwen erop dat onze bussen, trams en metro’s op tijd rijden. In deze functie laat jij zien dat wij op jou kunnen vertrouwen. Je zorgt vanuit je rol als secretaresse en bestuursondersteuner dat de directie, de commissarissen en de aandeelhouders goed geïnformeerd worden en dat de vergaderingen en de besluitvorming in goede banen worden geleid. Soms gebeurt er van alles tegelijk en is het des te belangrijker om het overzicht en de rust te bewaren. Tussendoor denk je na over een nog betere dienstverlening naar je directe werkomgeving. Kortom, van ontzorgen en organiseren tot samenwerken. Dát is jouw nieuwe baan.

Wat verwachten we van jou in deze functie:

- je zorgt, in nauwe samenwerking met de twee afdelingsmanagers en directiesecretaris, voor een goede informatievoorziening en effectieve besluitvorming in vergaderingen en presentaties
je biedt adequate secretariële ondersteuning van de managers op gebied van correspondentie, agendabeheer en bewaak je de voortgang van diverse zaken;
- je bewaakt de juiste documentatie, archivering en afhandeling van officiële documenten en verzorgt dienstreizen voor de afdeling SCM;
je denkt en werkt inhoudelijk en proactief mee aan de verbetering van de bestuurlijke en interne processen binnen de RET;
- je bewaakt als spin-in-het-web de acties en onderhoudt goede contacten binnen de organisatie en daaromheen;
- je bereidt vergaderingen MT’s. digital boards en op afroep basis DT, Raad van Commissarissen en AvA voor;
- je notuleert bij de formele vergaderingen en werkt deze uit;
- je houdt overzicht op de acties en de lange termijn agenda;
- je werkt nauw samen met de overige collega’s van de afdelingen en het directiesecretariaat.

**De RET, een begrip in en rond Rotterdam**
Vanaf de Laan op Zuid, met uitzicht op de Willemsbrug en de Maas, ligt Rotterdam zo ongeveer aan je voeten. Over de brug rijden de trams en bussen die de core business van de RET vormen en dat maakt je trots. Om je heen is het druk, soms lijkt het zelfs chaotisch. Mensen lopen af en aan, geen dag is hetzelfd

**Wie we zoeken**:
Op jouw afdeling gebeurt ‘het’. Hier is het een komen en gaan van mensen. De vaste kern zijn je afdelingscollega’s: een mix van beleidsmatige persoonlijkheden met jarenlange ervaring in het vak tot young professionals bij wie je altijd terecht kunt. Samen gaan jullie voor een goed resultaat en professionaliteit in samenwerking staat daarbij voorop. Je leidinggevende geeft je maximale vrijheid maar verwacht wel dat je nauwgezet en initiatiefrijk bent en de puntjes op de i zet. En dat je het overzicht kunt bewaren in je werkzaamheden voor verschillende afdelingsmanagers.

**Handen uit de mouwen**
We vragen veel van je voor deze baan. Behalve dat je een topper van een secretaresse en bestuursondersteuner bent en een georganiseerde en sprankelende persoonlijkheid hebt, is ervaring in een vergelijkbare omgeving voor ons erg belangrijk. Als je secuur en klantgericht bent, houdt van samenwerken en zorgt dat alles op het juiste spoor blijft dan passen we bij elkaar. Daarnaast:

- heb je een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld office management of bedrijfskunde;
- heb je ervaring opgedaan in een bestuurlijke en intern complexe omgeving en met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen in verschillende overlegsituaties;
- kent MS Office voor jou geen geheimen en ben je snel wegwijs in het online vergadersysteem (iBabs);
- heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- weet je zeker dat je door het integriteitsonderzoek komt

**Dit bieden we**:
**Geen woorden, maar daden**
Bij de RET is het vizier voortdurend gericht op verbetering. 3.500 collega’s proberen elke dag weer een beetje beter te zijn dan gisteren. Dat levert een innovatieve en actieve organisatie op, waar de energie stroomt en geen dag hetzelfde is. Luister maar eens naar een paar van je toekomstige collega’s:

- ‘Elke werkdag is anders en daardoor heb ik elke dag plezier in mijn werk’._
- ‘Genieten