Programmasecretaris Sia

Als programmasecretaris speel je een sleutelrol binnen het programma maar ook in het succes van diverse projecten binnen de provincie Brabant. Je ondersteunt de programmamanager en opdrachtnemers, bewaakt de voortgang en verbindt diverse teams en stakeholders. Denk jij mee op strategisch, tactisch en operationeel niveau, en ben je een communicatieve en proactieve teamspeler? Dan zijn wij op zoek naar jou

**Dit ga je doen**
Als programmasecretaris in het programma Stuurinformatie en Administratie ondersteun je de programmamanager en zorg je voor de coördinatie van activiteiten binnen het programma. Het gaat om organisatorische werkzaamheden, het coordineren van teamwerkzaamheden, het begeleiden van projecten die reeds lopen, en het oppakken van trajecten die ervoor zorgen dat de organisatie verder in control komt. Daarbij ligt je accent op de subteams en werkzaamheden binnen de (financiele) administratie.

Je:

- Ondersteunt programmamanager en opdrachtnemers met relevante informatie en presentaties.
- Coördineert en voert regie op vragen die komen vanuit gedeputeerde staten en provinciale staten.
- Ondersteunt het traject van de jaarrekening, vooral op het snijvlak van team E&C en FA (financiele administratie), oa door het initiëren van overleg en bewaken van de planning.
- Bent schrijver van jaarlijkse dossiers vanuit de administratie richting GS zoals mbt neveninkomsten en WNT (op basis van input van anderen).
- Bent namens de administratie afgevaardigde in organisatiebrede trajecten, voor zaken als de organisatievisie, vervoer en personeelszaken.
- Zorgt voort ondersteuning van de programmamanager en opdrachtnemers door concern uitvragen te coördineren, de deadlines te bewaken en relevante documentatie bij elkaar te brengen. Werkt mee aan inhoudelijke vraagstukken en de uitvoering van specifieke vraagstukken en projecten, zoals:

- het tot stand brengen van een Informatiestructuurplan en informatie verbeterplan voor het programma en de opvolging van de acties daaruit.
- het faciliteren van het opstellen van alle teamplannen waardoor werkzaamheden meer gezamenlijk kunnen worden opgepakt. Dat betekent onder andere het organiseren van een handboek met beschrijving van werkzaamheden, doorontwikkelen van de samenwerking en het doorvoeren van ontwikkelingen.
- Je werkt mee in het traject van optimalisatie administratie en trekt daarin mede de kar van een aantal deelprojecten zoals het komen tot goede stuurinformatie voor de organisatie (waarbij de administratieve inrichting gewijzigd dient te worden), het daarvoor inregelen van processen (met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) en het organiseren van benodigde communicatie en opleiding van de betrokken medewerkers in de SAP processen.
- Je zorgt voor het organisatiebreed inregelen van het proces tussen administratie en H-management voor het aanleggen van opdrachten tot bestelling (OTF’s);

**Waardevol werk voor een mooier Brabant**
We zien er ontzettend naar uit jou op het provinciehuis in Den Bosch te verwelkomen. In de meest gastvrije provincie van Nederland wonen ruim 2,5 miljoen inwoners; de ‘Brabanders’. Iedere dag draag je, samen met andere collega’s, bij aan een mooier Brabant voor iedereen. We beloven dat je waardevol werk gaat doen waarmee je bijdraagt aan de maatschappelijke opgaven.

Naast het creëren van een mooi perspectief voor Brabant, staat jouw toekomst ook centraal. Wij bieden een breed scala aan ontwikkelmogelijkheden, zodat jij je eigen pad kunt kiezen en je ambities kunt waarmaken. Wij stimuleren jou daarbij

Wil jij het verschil maken bij provincie Noord-Brabant? Ga het maar doen

**Dit wordt jouw team**
Als programmasecretaris ben je lid van het managementteam. Dit team bestaat uit programmanager (Senta Schiffeleers), H-manager (Ewoud van den Berg), opdrachtnemer ICB en PIM (Ed van Timmeren), opdrachtnemer SAP (Steffie Pulles) en opdrachtnemer administraties (Sven Heijns). Gemiddeld zijn we 2-3 dagen per week in het provinciehuis.

**Dit neem je mee**
Wij verwachten dat je beschikt over een goede bestuurlijke, politieke sensitiviteit. Je kunt concrete inhoud vertalen naar concern en bestuur. En andersom maak je ook de vertaalslag naar mogelijke gevoeligheden die jij goed herkent en duidelijk kunt maken. Je bent flexibel en kunt snel schakelen bij urgente zaken. Verder zoek je makkelijk de samenwerking op, bent communicatief - en procesvaardig, toont vertrouwen in anderen, onderneemt actie om anderen enthousiast te maken en ontwikkelt relaties binnen en buiten het programma om doelstellingen te bereiken.

Daarnaast vinden wij de volgende kwaliteiten belangrijk:

- Je beschikt over mínimaal hbo-werk/denkniveau en bij voorkeur een diploma bedrijfskunde, accountancy, bedrijfseconomie of soortgelijk.
- Je hebt een paar jaar ervaring met processen in de financiële en personeel
- en salarisadministratie en zo mogelijk ook affiniteit met SAP als applicatie, informatiebeheer en informatiemanagement.
- Je hebt enige erva