Recordmanager

**Wat je misschien niet verwacht**:
We krijgen het heus wel eens te horen: werken bij een gemeente zal wel voorspelbaar zijn. Maar niets is minder waar. Dat roepen we niet, maar laten we zien. Door de lat wat hoger te leggen dan mensen van ons verwachten. Ook onderling, als collega’s, doen we meer voor elkaar. We werken niet alleen samen, we voelen ons ook met elkaar verbonden. Dat doen we goed, want we kwamen op de shortlist van de Verkiezing tot Beste Overheidsorganisatie van het Jaar 2022. Met 57.925 inwoners en 550 collega’s biedt de gemeente Oosterhout de uitdagingen en kansen van een grote gemeente en de slagvaardigheid en geborgenheid van een kleinere gemeente.

**De uitdaging**

Oosterhout wil een mooie gemeente blijven voor haar inwoners, bezoekers en ondernemers. Dat doen we niet alleen door te luisteren en verbinden met inwoners en ondernemers. We zorgen ook dat de juiste gegevens betrouwbaar, tijdig én op de juist plaats beschikbaar zijn. In de omslag naar een digitale werkomgeving neemt informatiebeheer een steeds belangrijkere plaats in binnen de organisatie. Deze omslag naar digitaal werken vraagt om een andere manier van werken om ervoor te zorgen dat we ook in de toekomst de informatie van de gemeente Oosterhout toegankelijk kunnen houden. Binnen het team IIB worden de verschillende taakvelden dan ook verder geïntegreerd onder andere door het werken in domeinen. We zijn hard bezig om meer grip op informatie te krijgen. Als recordmanager binnen informatiebeheer lever jij hier een belangrijke bijdrage aan

Als recordmanager zal je onderdeel uitmaken van het team Innovatie, informatie en beheer en bijdragen aan het in control brengen van de digitale informatiehuishouding en het afdekken van risico’s die digitale informatie met zich meebrengt. Voor Oosterhout is dit een nieuwe rol, waarbij je met jouw kennis en opgedane werkervaring de ruimte krijgt om deze rol solide neer te zetten. Samen met de collega’s van cluster Informatiebeheer geef je recordmanagement verder vorm binnen de gemeente.

**Je rol**:
In de functie van recordmanager laat je je leiden door de vakspecifieke wet
- en regelgeving en het recordmanagementbeleid van de organisatie. De kern van jouw rol is het beheren en verbeteren van de informatiestromen en -opslag, zodat het behoud en de toegankelijkheid van informatie is gewaarborgd. Je onderhoudt contacten, zowel binnen als buiten de organisatie, en begeleidt veranderprocessen. Als recordmanager voer je alle processen uit rond het overbrenging en vernietiging van documenten, doe je controles op juistheid en volledigheid van digitale processen, lever je een bijdrage aan het opstellen van een kwaliteitshandboek en controleer je op een juiste toepassing van het informatiebeheer kwaliteitssysteem (KIDO) en bewaking PDCA cyclus.

In deze rol ben je het aanspreekpunt voor proceseigenaren op het gebied van documentbeheer en voor de archiefinspectie en Provincie (Toezichthouders) en neem je deel aan projecten op het gebied van digitaal informatiebeheer. Daarbij voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:

- Het opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer. Je adviseert stakeholders over de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer in de verschillende informatieketens
- Het vormgeven en beheren van het digitale archief door middel van het opstellen en uitrollen van een ordeningsplan en een metadataschema. Het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers
- Uitvoeren van kwaliteitscontroles en het toezien op het juist en consequent gebruik van het Document Management Systeem
- Controleren op de juiste toepassing van het digitaal document
- en archiefbeheer
- Je stelt kaders en richtlijnen op met betrekking tot de informatiehuishouding in de vorm van bijvoorbeeld een kwaliteitshandboek
- Je brengt verbeteringen aan in informatieprocessen en de ordeningsstructuur,
- Je stelt werkprocessen met betrekking tot het informatiebeheer op en coördineert deze binnen het eigen team,
- Je stimuleert, begeleidt en traint medewerkers zowel binnen als buiten je team en je controleert de samenwerking en afstemming tussen de verschillende stakeholders.

**Je kwaliteiten**:

- Je beschikt over mínimaal een afgeronde hbo opleiding Je hebt kennis van actuele wet
- en regelgeving;
- Kennis van de gemeentelijke organisatie en haar werkprocessen is een pré;
- Kennis over informatiedienstverlening
- en management, bedrijfskunde of LRM is een pré;
- Kennis van recordmanagement;
- Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling;
- Je hebt ervaring met advisering over en de ontwikkeling en implementatie van informatievoorzieningen en het werken in een complexe omgeving met tegenstrijdige belangen;
- Je ontplooit (eigen) initiatieven en komt zelf met oplossingen of nieuwe ideeën. Je ziet kansen en speelt hierop in;
- Je kan conceptueel denken. Bij een probleem zie jij vrijwel meteen verschillende oplossingen en vorm je een duidel