Projectmedewerker Ibd

Opzoek naar Projectmedewerker IBD (32 uur)

Omschrijving van de opdracht
- De opdracht omvat een breed scala aan taken die gericht zijn op het

ondersteunen van het hoofd IBD en de teamleden. Een belangrijk aspect van

de rol is het beheren van de agenda’s, waarbij een efficiënte planning en

coördinatie van afspraken centraal staat. Daarnaast fungeert de medewerker

als sparringpartner en verbindende schakel tussen adviseurs, coördinatoren en

het hoofd IBD, wat essentieel is voor de interne samenwerking binnen de

afdeling.
- De opdracht omvat verder het bieden van zowel inhoudelijke als

administratieve ondersteuning aan diverse werkgroepen, expertgroepen,

webinars en spreekuren. Hierbij speelt het organiseren van verschillende

bijeenkomsten, zowel online als fysiek, een belangrijke rol. Dit omvat niet

alleen het plannen en faciliteren van deze bijeenkomsten, maar ook het

opstellen van notulen en het bewaken van de opvolging van gemaakte

afspraken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van planning en processen

voor het beheer van producten en dienstverlening IBD;
- Administratieve ondersteuning bij in
- en uitstroom van teamleden;
- Ontwikkelt werkinstructies en processen ten aanzien van de

administratieve organisatie, bewaakt deze, signaleert knelpunten en doet

verbetervoorstellen;
- Het coördineren en redigeren van de interne communicatiemiddelen

(w.o. de weekrapportages en nieuwsbrief);
- Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van

project
- en teamprocessen en vergadertools & templates;
- Organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
- Notuleren bij (ook complexe, bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;
- Beheren van administratie(s) en databestanden, verzamelen en

verwerken van gegevens, beoordelen op juistheid van gegevens;
- Verantwoordelijk voor het bijhouden en invoeren van het Customer Relation

Managent systeem (CRM);
- Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
- Fungeren als back-up voor werkzaamheden zoals o.a. het bijhouden

van de deelnemersadministratie van de IBD en het beheer van de

website.

Harde eisen:

- MBO/HBO denk
- en werkniveau
- Afgeronde projectmanagement-opleiding -en/of cursus
- Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van teams en managers
- Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe inhoudelijke bijeenkomsten

en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties
- Minimaal 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen mínimaal 5 jaar

ervaring met het werken met Excel en PowerPoint
- Minimaal 2 jaar ervaring met het inrichten van Teams omgevingen
- Minimaal 2 jaar ervaring met Content Management Systemen (bv WordPress)
- Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (bv Teams, Zoom)
- Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20

personen uit verschillende organisaties

Soort dienstverband: Freelance / zzp

Werklocatie: Hybride werken in 2514 JS Den Haag

Deadline sollicitaties: 10-09-2024