Recordmanager Zaaksysteem

Word jij enthousiast wanneer je met je collega’s werkt aan het archief van de toekomst? Krijg je energie van het optimaliseren en beheren van een ordeningsstructuur, selectie en bewaring waarmee je de kwaliteit van het informatiebeheer versterkt? Dan zoeken we jou

Voor het team Informatie en Automatisering (I&A) zijn wij op zoek naar een deskundige en klantgerichte recordmanager.

Als recordmanager ga je aan de slag bij de collega’s van het cluster Informatiemanagement. Het Informatiebeheer vak is bij ons waterschap volop in beweging. Waterschap Noorderzijlvest werkt volledig zaakgericht. Daarnaast hebben we digitale duurzaamheid hoog in het vaandel staan.
- Je draagt zorg voor de inrichting van een goed digitaal dossierbeheer in ons zaaksysteem, de controles daarop, de inrichting van processen en je zorgt voor goede werkafspraken en -instructies.
- Je ondersteunt en coacht medewerkers bij het registreren in en vinden van informatie uit het zaaksysteem.
- Je verzorgt - zo nodig - zaakregistraties die via de mail of post binnenkomen.
- Je ziet toe op de inhoudelijke kwaliteit van digitale gegevens en informatie (volledigheid, betrouwbaarheid, vindbaarheid, eenduidige naamgeving en context).
- Je draagt mede zorg voor de invulling van het kwaliteitssysteem en het handboek kwaliteitszorg.
- Je beantwoordt vragen, signaleert informatiebehoeften en vertaalt deze naar praktische toepassingen. Verder draag je bij aan het continu verbeteren van het zaakgericht werken.
- Je draagt zorg voor de jaarlijkse digitale vernietiging van vervallen dossiers.
- Een baan in een maatschappelijk werkveld.
- In eerste instantie een dienstverband voor bepaalde tijd (1 jaar). Wanneer je geschikt blijkt, zetten we je arbeidsovereenkomst om naar een dienstverband voor onbepaalde tijd. Een salaris van maximaal € 3.847,
- bruto per maand (salarisschaal 7) bij 36 uur.
- Boven op je brutosalaris ontvang je 21% IKB. Dit Individueel Keuze Budget kun je uit laten betalen of op een andere manier inzetten, bijvoorbeeld om extra verlof te kopen.
- Een pensioenregeling bij ABP-pensioenfonds.
- Uitstekende mogelijkheden om een goede balans te creëren tussen werk en privé.
- Een eigen budget voor opleidingen en een vergoeding voor woon-werk reiskosten of thuiswerkvergoeding.
- Je standplaats is Groningen. Ons kantoor is makkelijk bereikbaar met de fiets, openbaar vervoer of auto.

Als recordmanager kom je te werken in het team Informatie en Automatisering (I&A) bij het proces Afvalwaterketen en Digitalisering. Dit team bestaat uit ruim 30 medewerkers zoals: Bedrijfsarchitect, Ketenregisseur, Senior Beleidsadviseur IB/DIV, Informatiebeheerder IB/DIV, Integratiespecialist, Gis-specialist en Systeembeheerder Informatisering & Automatisering.
Als recordmanager kun je oplossingsgericht meedenken met je klanten en dat gaat je van nature goed af. Je weet hierin goed je werk te prioriteren en te plannen. Je stapt gemakkelijk op collega’s af en je deinst niet terug om zaken op te pakken. Ook ben je accuraat, kwaliteitsgericht en kritisch. Een secure werkwijze past je als een jas. Je bent communicatief en sociaal vaardig.

Daarnaast beschik je over:

- Je beschikt over mínimaal een afgeronde mbo+-opleiding (LARM, HMDI, SOD of vergelijkbaar).
- Je hebt mínimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
- Je hebt kennis van en ervaring met een zaaksysteem of Document Management Systeem.
- Je hebt kennis van de Archiefwet, Wet open overheid en AVG.
- Je bent op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van DIV en archief.
- Je hebt kennis van het toepassen van selectielijsten.
- Je hebt ervaring met MS365, Teams en SharePoint.
- Wil je meer weten? Neem dan contact op met Jan Roelof van der Woude, teamleider Informatisering en Automatisering, telefoonnummer 06 20616339.
- Als je geselecteerd wordt om bij ons te komen werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag inleveren.