Secretaresse Mmc

Een georganiseerde, kwaliteitsgerichte en initiatiefrijke secretaresse die moeiteloos schakelt tussen verschillende niveaus. Van afspraken tot events, jij regelt alles tot in de puntjes. Jij krijgt energie van de diversiteit en dynamiek die kenmerkend zijn voor deze rol. Als secretaresse verleen je ondersteuning aan de manager, de teamleaders en aan de medewerkers in de afdeling. Je bent onderdeel van het MT-S&I/MMC (Maintenance, Monitoring & Control). Je leidt zelfstandig activiteiten in goede banen en neemt initiatieven tot verbetering. Je bent het aanspreekpunt voor LVNL medewerkers en externe (internationale) relaties, kortom een spin in het web. Je beheert informatiestromen en zorgt voor een up-to-date contactenbestand. Je organiseert, verzorgt, notuleert vergaderingen en besprekingen om de voortgang van de (afdelings)processen te bevorderen. Tevens bewaak je het nakomen van gemaakte afspraken en besluiten.

Kernactiviteiten:

- Verzorgt het agendabeheer voor manager en teamleaders. Verzorgt de algemene facilitaire voorzieningen en sociale afdelingsactiviteiten;
- Organiseren van (internationale) vergaderingen en het maken van interne en/of externe afspraken, deze coördineren en attenderen op de nakoming hiervan. Stelt zelfstandig prioriteiten en voert zelfstandig regie op de agenda;
- Organisatie van inkoop en planning van training ten behoeve van de medewerkers van de afdeling. Bijhouden en bewaking van het opleidingsplan;
- Uitvoeren van inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de direct leidinggevende, teneinde de leidinggevende optimaal te ondersteunen;
- Uitvoeren van administratief ondersteunende werkzaamheden zoals het maken van bestelaanvragen, controleren van facturen en andere voorkomende administratieve werkzaamheden;
- Plannen, organiseren en eventueel notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten zodat deze soepel en efficiënt zullen verlopen;
- Beheren van informatiestromen en zorgen voor een optimale communicatie met interne en externe relaties.

De afdeling
Bij Systems & Infrastructure (S&I) werken we met 350 collega’s aan het innoveren, optimaliseren, vervangen en instandhouden van alle ICT systemen en luchtverkeersleidingssystemen die nodig zijn om vliegtuigen veilig en efficiënt te kunnen laten vliegen.

Je komt te werken op de afdeling Maintenance, Monitoring & Control die verantwoordelijk is voor draaiende houden van alle systemen die worden gebruikt voor de afhandeling van het burgerluchtverkeer. Denk aan communicatie-, navigatie-, radar
- en air traffic services systemen. De afdeling bestaat uit circa 90 medewerkers verspreid over een eerste servicelijn (Monitoring & Control) en een tweede servicelijn (Maintenance). Continuïteit van de serviceverlening is van groot belang. Dit weerspiegelt zich in het 24/7 karakter van de afdeling. Naast het draaiende houden van systemen is de afdeling ook betrokken bij de ontwikkeling en uitrol van nieuwe systemen.

Acquisitie wordt niet geaccepteerd. Je bent georganiseerd en veerkrachtig en in het bezit van een afgeronde MBO-opleiding (secretariële richting) en je hebt bij voorkeur mínimaal 5 jaar management ondersteuning / secretariële ervaring. Je bent gewend initiatieven te nemen en weet goed om te gaan met de formele en informele lijnen binnen de organisatie. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse én goede beheersing van de Engelse taal in spreken en schrijven. Je hebt kennis en ervaring met Office 356 en je maakt nieuwe applicaties en processen je snel eigen.

Verder ben je een organisatorisch talent op een effectieve manier, je brengt rust en creëert overzicht. Je werkt zelfstandig, proactief en bent resultaatgericht. Daarnaast bouw je contacten op met diverse relaties op verschillende niveaus, en bent in staat deze relaties goed te onderhouden. En heb je een goed gevoel voor wie (binnen en buiten de organisatie) waarvoor aanspreekbaar is.

Vereisten om tot de selectie te worden toegelaten:

- Afgeronde MBO-opleiding (secretaresse) of vergelijkbaar;
- Minimaal 5 jaar aantoonbare administratieve en/of ondersteunende ervaring.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse
- en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
- Kennis van en ervaring met Office 365 (bijv. word, excel, outlook, sharepoint) en overige kantoorautomatisering.

Competenties:

- Georganiseerd: organiseert op een effectieve manier, brengt rust en creëert overzicht. Stelt prioriteiten en realistische tijdsschema’s, bereidt zich van tevoren voor.
- Betrouwbaar: is betrouwbaar, volgt aanwijzingen van de leidinggevende op en voert zaken uit conform het LVNL beleid en LVNL procedures. Is betrokken bij de organisatie en betrouwbaar in het zelfstandig voltooien/afmaken van een opdracht.
- Pro-actief / assertief: is in staat om zelf regie en actie te nemen op zaken die moeten gebeuren. Ondersteunt op een pro-actieve wijze de manager en teamleaders, en durft mensen aan te spreken op hun verantwoordelijkheid.
- Kwaliteitsg