Project Secretaresse

**Project secretaresse**

**(Het betreft een functie voor 24-40 uur)**

Ben jij op zoek naar een secretariële functie binnen een vastgoed bedrijf waar een prettige informele en gezellige werksfeer heerst? Dan zoeken wij jou, wij zijn op zoek naar een enthousiaste, stressbestendige, secretaresse die van aanpakken weet

**Functie omschrijving**

Het verrichten van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van onze project managers en backoffice met als kerntaken/werkzaamheden/verantwoordelijkheden:

- Het ontvangen, screenen en beoordelen van inkomende mails op belang en prioriteit met een correcte afhandeling;
- het ondersteunen van de project managers;
- afspraken maken voor project managers, bewaken van de agenda’s en mailbox;
- het maken en bijhouden van actie lijsten en notulen;
- het organiseren en voorbereiden van vergaderingen;
- zelfstandig voeren van correspondentie;
- aannemen en behandelen van binnenkomende telefoongesprekken;
- het verwerken van de inkoop en verkoop facturen;
- het bijhouden van financiële overzichten;
- opstellen van onderhoudsovereenkomsten en opdrachten;
- archiveren en/of digitaliseren van diverse stukken;
- ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- het verwerken van de inkoop en verkoop facturen;
- op afwikkeling binnen het dagelijks onderhoud/klachtafhandeling op de backoffice;
- afwikkeling binnen het dagelijks onderhoud/klachtafhandeling op de backoffice;
- uitzetten van onderhoudsorders inclusief monitoring;
- het zelfstandig uitvoeren van huuradministratie voor diverse opdrachtgevers;
- het opstellen van servicekosten afrekeningen en prognoses;
- het inrichten en eigen maken van ons vastgoedsoftware pakket REMS;
- diverse overige ondersteunende werkzaamheden.

**Profiel**

De door ons gezochte kandidaat dient over de volgende vaardigheden te beschikken:

- goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als in geschrift;
- accuraat en geordend kunnen werken;
- gevoel voor humor;
- meedenkend;
- goed kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
- klantvriendelijk en servicegericht;
- 2-5 jaar werkervaring;
- ervaring met Microsoft Office;
- ervaring met REMS vastgoedsoftware is een pré;
- flexibiliteit;
- doorzettingsvermogen;
- affiniteit met de vastgoedbranche is een pré.

**Hoe ziet een werkdag eruit?**

Om 08.00 uur begin je je werkdag enthousiast met een lekker kopje koffie of thee. Je start met het checken van de mailbox en filtert op de prioriteiten en beoordeelt welke acties je al uit kunt zetten om de technisch managers te ontlasten. Ondertussen belt een collega je om te vragen of je zijn afspraak van deze ochtend kunt verplaatsen aangezien hij in tijd nood komt. Hierna stromen de telefoontjes binnen van huurders met diverse vragen, wanneer het schilderwerk gepland staat, of er een extra sleutel bijbesteld kan worden.

Om 12.30 uur is het tijd om met alle collega’s gezellig te gaan lunchen aan de “bar” tafel. Tijdens de lunch is er tijd voor een praatje en een grapje.

**Belangstelling ?**

Pyloon Vastgoedmanagement B.V. biedt je een afwisselende en zelfstandige functie in een landelijk opererende no-nonsense organisatie met arbeidsvoorwaarden die in overeenstemming zijn met jouw opleiding en ervaring.

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime

Verwacht aantal uur: 24 - 40 per week

Rooster:

- ma-vr

Soorten aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Werklocatie: Fysiek