Bestuurssecretaresse

**Wat ga je doen?**
Je vormt samen met twee collega’s een team van vier collega’s die samen verantwoordelijk zijn voor het ontzorgen en faciliteren van de collegeleden en de gemeentesecretaris/algemeen directeur. In overleg met je collega’s bepalen jullie de taakverdeling. Samen zorg je voor een continue bezetting, zodat de dienstverlening altijd gewaarborgd is. Het bestuurssecretariaat is het spin in het web en de verbindende schakel tussen bestuur en organisatie en ook tussen het bestuur en hun externe relaties lokaal, regionaal, nationaal en soms zelfs internationaal. De werkzaamheden vinden voornamelijk op het stadhuis plaats. Thuiswerken is alleen op bepaalde momenten en voor gerichte taken in goed overleg mogelijk.

**Wat zijn je taken?**
In deze dynamische rol gaat 1 collega specifiek de burgemeester ondersteunen. Geen dag is hetzelfde. In je rol als bestuursecretaresse van de burgemeester probeer je je goed mogelijk in te leven in de werkzaamheden van de burgemeester en denk je mee en vooruit om het werk van de burgemeester soepel te laten verlaten. Je bent daarvoor het eerste aanspreekpunt voor alle interne en externe relaties, weet je vragen en informatie in de juiste kanalen uit te zetten en bewaak je de follow-up.
Het bijhouden, selecteren en afhandelen van de mail en de post en notuleer je waar nodig.
Het plannen, organiseren en prioriteren van afspraken van bestuur. Daarnaast draag je bij aan het samenwerken in het team en ben je achtervang voor andere teamleden en zijn andere teamleden dat voor jou. Ook ga je samen aan de slag met vastleggen en verbeteren van werkprocessen.
De andere collega is achtervang voor de andere collega's en ondersteunt specifiek bij de werkzaamheden ter voorbereiding op de komst van een nieuwe burgemeester.

**Wat neem je mee?**
- Minstens 3 jaar ervaring als bestuurssecretaresse
- ervaring met MS Office
- afgeronde Mbo4-opleiding, het liefst in secretariële richting
- beschikbaar voor eventueel gesprek op 16 mei

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime, Detachering
Contractduur 3 maanden

Verwacht aantal uur: 24 - 32 per week

Rooster:

- ma-vr

Secundaire arbeidsvoorwaarden:

- Auto van de zaak
- Bedrijfsfeesten
- Dienstreizen vergoeding
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
- Telefoon van de zaak

Soorten aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Ervaring:

- bestuurssecretariaat: 3 jaar (Vereist)

Werklocatie: Fysiek