Procesondersteuner Facilitair

Ben jij een administratieve duizendpoot die energie krijgt van het regelen en ondersteunen van de facilitaire dienstverlening? Werk jij zelfstandig, proactief en nauwkeurig? Dan zoeken wij jou als procesondersteuner facilitair voor de gemeente Delft_

**Even voorstellen**

De afdeling Frontoffice en Facilitair van het cluster Interne dienstverlening in Delft bestaat uit ongeveer 40 medewerkers, verdeeld over vier teams (Servicedesk, Stadhuis, Managementassistenten Dienstverlening en Facilitair). Het team facilitair, waar deze functie onderdeel van is, draagt de verantwoordelijk voor het professioneel beheren van verschillende gemeentelijke vastgoed objecten. Waaronder het moderne Stadkantoor en het historische Stadhuis. Hierbij richten we ons zowel op de hard-services (zoals gebouw gebonden installaties, toegangscontrole, etc.) en de soft-services (zoals de catering, beveiliging en de schoonmaak). Met het team zorgen we er elke dag weer voor dat de collega’s op een prettige manier hun werk kunnen doen in een schone, veilige en functionele omgeving.

**Functieomschrijving**

Als procesondersteuner binnen het facilitaire team ben jij de spil in het beheer van verschillende administratieve en ondersteunende facilitaire taken. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en schakelt snel wanneer nodig. Je verantwoordelijkheden zijn verdeeld over drie domeinen:

- Energiebeheer_
- Onderhouden van de energieportal en zorgen voor heldere overzichten voor controles.
- Contact onderhouden met leveranciers en collega’s binnen andere afdelingen omtrent energiebeheer.
- Beheren van meterstanden, meterregistratie en aansluitingen.
- Samenwerken met de energieadviseur om het energiebeheer op orde te houden.
- Administratie, registraties en controles_
- Opstellen, registreren, laten accorderen en archiveren van opdrachtbrieven.
- Beheren van de facilitaire mappenstructuur en archivering bewaken.
- Administreren van parkeerabonnementen en BHV’ers.
- Registreren van aanwezigheidsrapportages voor het Stadskantoor.
- Bijhouden van contracten en facilitaire processen zoals deurpasjes en fietssleutels.
- Optioneel: ondersteunen bij verkiezingen.
- Financiële administratie_
- Laten vaststellen van facturen ter betaling op basis van nacalculaties.
- Uitvoeren van bestelaanvragen en het uitsplitsen van facturen in het kader van doorbelastingen aan andere organisatieonderdelen.

**Wat neem je mee**
- Mbo werk
- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve richting e/o op het gebied facilitair management;
- Ervaring met administratieve processen en nauwkeurige registraties.
- Affiniteit met facilitaire zaken en energiebeheer is een pré.

**Wat krijg jij**
- Een salaris van mínimaal € 3.052;
- tot maximaal € 4.297;
- per maand o.b.v. 36 uur per week. Het betreft een functie in schaal 8 van de Gemeente CAO. Inschaling is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
- 24-urige werkweek;
- 144 vakantie-uren (o.b.v. 36 uur), plus 50,4 bovenwettelijke vakantie-uren;
- Een Individueel Keuze Budget (17,05%);
- Alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- Tot slot: we werken in een hybride werkvorm. Dit betekent dat je deels thuis en deels in ons moderne en duurzame kantoorgebouw boven station Delft werkt. Dit is gemakkelijk per openbaar vervoer te bereiken en midden in de binnenstad.

**Competenties**
- Communicatief ben je sterk, je staat stevig in je schoenen;
- Je werkt nauwkeurig
- Proactieve en klantgerichte houding
- Je hebt oog voor bedrijfsprocessen en ervaring met het beheren, opzetten/ontwikkelen van (complexe) administraties
- Je houdt van zelfstandig werken, maar je bent ook een teamspeler.

**Drie redenen om deze functie leuk te vinden**
- Een veelzijdige rol waarin je echt het verschil kunt maken.
- Werken in een dynamische omgeving met korte lijnen en veel verantwoordelijkheid.
- Een collegiaal en deskundig team dat graag samenwerkt aan een efficiënte organisatie, die de stad elke dag weer een stukje mooier en beter maakt.

**Even voorstellen**

De afdeling Frontoffice en Facilitair van het cluster Interne dienstverlening in Delft bestaat uit ongeveer 40 medewerkers, verdeeld over vier teams (Servicedesk, Stadhuis, Managementassistenten Dienstverlening en Facilitair). Het team facilitair, waar deze functie onderdeel van is, draagt de verantwoordelijk voor het professioneel beheren van verschillende gemeentelijke vastgoed objecten. Waaronder het moderne Stadkantoor en het historische Stadhuis. Hierbij richten we ons zowel op de hard-services (zoals gebouw gebonden installaties, toegangscontrole, etc.) en de soft-services (zoals de catering, beveiliging en de schoonmaak). Met het team zorgen we er elke dag weer voor dat de collega’s op een prettige manier hun werk kunnen doen in een schone, veilige en functionele omgeving.

**Verhaal van Delft**

Delft is een stad van historie en innovatie. Van iconisch Delfts blauw en de schilderkunst van Vermeer, tot wetenschappelijke doorbraken en duurzame oplossingen bij d