Managementassistent faculteitsbestuur

Ga jij voor een goede gang van zaken zorgen op het secretariaat van de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW) van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA)? Samen met je collega zorg je voor prima ondersteuning van het faculteitsbestuur.
Door de veranderende geopolitieke verhoudingen is er ook bij NLDA veel te doen. Goede ondersteuning van de decaan en vice-decanen is meer dan ooit belangrijk en daarbij speel jij een sleutelrol. Je gaat aan de slag met een afwisselend pakket aan secretariële en administratieve werkzaamheden, variërend van coördineren van agenda's, verzorgen van correspondentie tot fungeren als aanspreekpunt voor allerlei vragen over de faculteit.
Klinkt dit interessant? Solliciteer dan direct of lees snel verder.

Waar ga je werken?
De NLDA vervult allerlei onderzoeks- en opleidingsactiviteiten om militairen en burger-medewerkers op te leiden en voor te bereiden op leiderschapsrollen binnen Defensie. De NLDA speelt zo een cruciale rol in ontwikkeling van de slagkracht van onze Krijgsmacht.
Je gaat aan de slag in Breda bij de Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW). Daar werken in totaal zo'n 200 medewerkers, van hoogleraren, universitair (hoofd)docenten tot aan docenten, verdeeld over 3 vakgroepen. Zij worden ondersteund door een staf van ongeveer 30 collega's. Allen werken in een open sfeer met elkaar samen aan hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek en onderwijs.
De twee managementassistentes ten behoeve van het faculteitsbestuur worden aangestuurd door de decaan FMW en verlenen secretariële en administratieve ondersteuning van de decaan en de overige bestuursleden van de FMW, waarbij de verdeling is gemaakt dat één managementassistent in principe werkt ten behoeve van de decaan en de directeur bedrijfsvoering en de vacante functie de beide vice-decanen ondersteunt.

Wat ga je doen?
In deze afwissende baan kun je jouw organisatorisch en uitvoerend talent inzetten.
Je ondersteunt het bestuur van de faculteit bij hun dagelijkse taken. Dat betekent onder andere:

- Beheren van agenda's en e-mailverkeer, inclusief afhandelen van inkomende telefoongesprekken en e-mails;
- Verzorgen c.q. uitwerken van correspondentie;
- Monitoren van actiepunten, voortgang van lopende zaken en taken;
- Fungeren als een soort ""buffer"" tussen het faculteitsbestuur en de rest van de organisatie, waarbij je verzoeken en mededelingen coördineert en doorgeeft;
- Ontvangen van gasten en het beantwoorden van vragen van medewerkers en externe personen over de faculteit;
- Helpen organiseren van evenementen en activiteiten, zoals onderzoeksdagen en openingen van het academisch jaar e.d.;
- Regelen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;

Wie ben jij?
Je herkent jezelf in het volgende eigenschappen:

- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Accuratesse, je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail;
- Je bent zelfstandig c.q. zelf-startend, maar je vindt het ook prettig om in teamverband samen te werken met collega's;
- Plannen en organiseren zijn als het ware een tweede natuur en gaat je makkelijk af;
- Klant- en oplossingsgericht, je vindt daarbij leuk om ook als vraagbaak te functioneren;
- Organisatiesensitiviteit, je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en weet wat er speelt;
- Flexibel en stressbestendig. Je kunt goed omgaan met veranderingen in de planning en agenda;
- Integriteit, je bent betrouwbaar en respectvol en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;

Wat breng je mee?

- Relevante, afgeronde opleiding op MBO-4 niveau en aanvullende secretarieel administratieve opleidingen en cursussen;
- Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
- Ervaring bij c.q. affiniteit met Defensie en onderwijs zijn een plus;
- Representativiteit, je weet de faculteit bij interne en externe contacten prima te vertegenwoordigen;
- Rijbewijs en bereidheid om voor bepaalde werkzaamheden naar Defensielocaties te reizen.

- Salarisniveau schaal 6
- Salarisomschrijving

Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

- Maandsalaris Min €2.918 – Max. €3.847 (bruto)
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
- Contractduur Tijdelijke aanstelling van 1 jaar met uitzicht op een vaste aanstelling.
- Minimaal aantal uren per week 24
- Maximaal aantal uren per week 32

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.

Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

- maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer
- het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum
- een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering
- een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering
- een accu of elektrische onderdelen voor een fiets
- de betaling van de vakbondscontributie
- laten uitbetalen

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 3 april 2025 en 4 april 2025.

Tot de aanstellingsprocedure bij Defensie behoort een veiligheidsonderzoek, uitgevoerd door de MIVD.

Wat bieden wij, wat maakt deze baan interessant?

Defensie is in een nieuwe fase en op alle onderdelen worden er stappen gezet om de organisatie beter op Hoofdtaak 1 (de verdediging van het eigen en bondgenootschappelijke grondgebied, inclusief het Caribisch deel van het Koninkrijk) af te stemmen. In onze groeiende organisatie is er meer dan ooit behoefte aan opleiding en ontwikkeling. Kortom er is veel te doen, er moet veel geregeld en georganiseerd worden. In de hectiek van deze tijd vervult het secretariaat van de faculteit een cruciale rol om ervoor te zorgen dat zaken geregeld en opgevolgd worden.

Werken bij Defensie betekent dat er volop mogelijkheden zijn om jezelf te ontwikkelen via zelfstudie en opleidingen. Voor de medewerkers binnen het NLDA is dat niet anders.

Naast goede arbeidsvoorwaarden biedt deze rol ook mogelijkheden voor een goede werk-privé balans. Er kan van huis uit gewerkt worden, maar dit verschilt uiteraard per functie. De exacte invulling van je werkrooster bepaal je in overleg met je leidinggevende.

Voor de kandidaat zal naar behoefte een onboarding programma worden aangeboden om de FMW, de NLDA en de defensieorganisatie als geheel beter te leren kennen en om de werkzaamheden ook beter te kunnen plaatsen.

Hiervoor, maar ook bij de reguliere werkzaamheden, kan het voorkomen dat er op locaties buiten de vaste werkplek wordt gewerkt. Je moet dus bereid zijn om voor bepaalde werkzaamheden te reizen en moet dus ook in het bezit zijn van een rijbewijs.

Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: "Beschermen wat ons dierbaar is." Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega's die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het Ministerie van defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

---