Managementassistent(e)/officemanager

De functie

Als Managementassistent(e)/officemanager bij Aeres Hogeschool ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en ontlasting van de directie en het management bij hun beleidsmatige en beheersmatige taken. Je geeft richting aan te leveren ondersteuning binnen en functionele leiding aan het directiesecretariaat. Je verricht administratief-organisatorische werkzaamheden en houdt het totaaloverzicht.

De functie bestaat in hoofdlijnen uit de volgende taken:

• Het schrijven van beleidsopleggers en brieven aan de hand van globale aanwijzingen.
• Het op eigen initiatief en naar eigen inzicht onder de aandacht brengen van relevante informatie, de achtergrond hiervan toelichten en bijzondere/belangrijke aandachtspunten uitlichten.
• Het beheren en bewaken van de agenda van de directie en leidinggevenden en het controleren op het nakomen van afspraken.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe instanties over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.
• Het vervullen van een schakelfunctie tussen de directie en interne medewerkers respectievelijk externe instanties.
• Het bewaken van de voortgang, het beoordelen op prioriteit en het afhandelen van lopende zaken.
• Het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en het notuleren van vergaderingen.
• Het bijdragen aan de organisatie van (interne) bijeenkomsten en evenementen met externe bezoekers.
• Het functioneel leidinggeven aan het team managementassistenten.

Wij vragen

• Je hebt een relevante opleiding afgerond, beschikt over hbo werk- en denkniveau en beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, hebt kennis van het Engels en kunt goed notuleren en beleidsstukken opstellen.
• Je bent vaardig in het werken met Outlook, Word en Excel en maakt je nieuwe softwarepakketten gemakkelijk eigen.
• Je beheert complexe agenda's efficiënt en bent representatief, proactief, en assertief op een correcte manier.
• Je bent betrokken, loyaal, met jouw gevoel voor humor draagt bij aan een goede werksfeer en werkt nauwkeurig en kwaliteitsgericht.
• Je bent zelfstandig en een teamspeler, denkt mee en vooruit, bent stressbestendig en kunt snel schakelen.

Wij bieden

Het uitdagende van werken bij Aeres Hogeschool is dat je met een team werkt aan de ontwikkeling van professionals in samenwerking met de sector waarvoor wij opleiden.

• Aan de functie managementassistent/officemanager is een salarisperspectief gekoppeld van schaal 7 van de cao hbo minimaal €2.724,20 en maximaal € 3.631,83 bruto per maand bij een fulltime aanstelling.
• Je krijgt volop mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.
• De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn goed. We bieden een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en een collectieve ziektekostenverzekering.