Managementondersteuner Projectmanagement

Bij Olympia streven we ernaar een werkgever te zijn die elke medewerker waardeert en erkent. We omarmen diversiteit binnen ons team, omdat dit bijdraagt aan betere resultaten voor onze organisatie en de stad. We willen een personeelsbestand dat de demografie van Amsterdam weerspiegelt. Iedereen is welkom, ongeacht achtergrond of identiteit. Het Projectmanagementbureau valt onder het cluster Ruimte en Economie.

Ben jij een ervaren en veelzijdige professional die structuur kan aanbrengen in de drukte van een directielid? Heb je de vaardigheden om complexe agenda's in Outlook te beheren, de inbox van een directeur te monitoren en proactief e-mails te verwerken? Ben je daarnaast bedreven in het notuleren van vergaderingen en het samenvatten van belangrijke punten? Als je een vooruitdenkende en betrouwbare teamspeler bent die alles tot in de puntjes regelt, dan zijn wij op zoek naar jou.

Wij zoeken een ervaren managementondersteuner voor 36 uur per week ter versterking van het directiesecretariaat van het Projectmanagementbureau. Deze directie bestaat uit één algemeen directeur en drie andere directieleden. Momenteel is er één managementondersteuner werkzaam, en uitbreiding is op korte termijn zeer gewenst. Voor het directielid waarvoor je zult werken, ben jij de steun en toeverlaat. Dit vereist dat je stevig in je schoenen staat, maar ook dat je flexibel bent en snel kunt inspelen op ad-hoc verzoeken. Je zult een breed scala aan organisatorische, coördinerende en uitvoerende taken uitvoeren. Een deel van deze taken voer je zelfstandig uit, maar vaak werk je ook samen met jouw directe collega van het directiesecretariaat of met andere afdelingen binnen het bureau. De werkzaamheden vinden plaats bij het Projectmanagementbureau.

Op een gemiddelde werkdag doe je het volgende:

• Beheren van de agenda's en planning van de directeuren.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen en gesprekken, inclusief het verzamelen van benodigde documenten.
• Notuleren van directie- en teamoverleggen en opvolgen van acties in samenwerking met de directiesecretaris.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals digitale archivering en het maken van presentaties.
• Waarnemen van taken van directe collega's bij afwezigheid.

Voor de rol van Managementondersteuner beschik je over:

• Een afgeronde mbo niveau-4 opleiding (bijvoorbeeld managementondersteuner of directiesecretaresse);
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• Ervaring met complex agendabeheer;
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van vergaderingen en het oplossen van praktische problemen;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Ervaring met iBabs is een pré;
• Persoonlijke vaardigheden zoals behulpzaamheid, communicatief, collegiaal, discreet, flexibel, en probleemoplossend vermogen.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten om doelstellingen te behalen binnen een bepaalde tijd.
• Omgevingsbewustzijn: Goed geïnformeerd zijn over relevante ontwikkelingen en deze effectief benutten.
• Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen van de klant.
• Samenwerken: Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat en een positieve teamdynamiek.
• Stressbestendigheid: Effectief blijven werken onder druk.
• Verantwoordelijkheid: Aanspreekbaar zijn op eigen handelen.

• Een fulltime functie van 36 uur per week;
• Een salaris tussen €3014,- en €4244,- bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Directe opbouw van pensioen;
• Reiskostenvergoeding;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een collegiaal team binnen een maatschappelijke organisatie;
• 8,33% vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering;
• Scholingsbudget voor ontwikkeling en opleiding.

Olympia is een inclusieve werkgever die iedereen verwelkomt die een bijdrage wil leveren aan de stad Amsterdam.