Stageplaats voor een managementassistent
4 weken geleden
We zoeken een nieuwe stageplaatser die onze organisatie wil helpen met het ondersteunen van onze sectordirecteur. Als directie assistent werk je samen met ons team om de organisatorische uitdagingen van de gehele organisatie op te lossen.
Wat ga je doen?- Je adviseert en ondersteunt de sectordirecteur bij de planning en uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden.
- Je signaleert onregelmatigheden en vertragingen, stelt prioriteiten en zorgt dat de sectordirecteur goed geïnformeerd blijft over relevante zaken en ontwikkelingen.
- Je bent de linkspersoon in de organisatie en voert het overleg met collega's binnen en buiten de organisatie.
- Je notuleert het managementteam overleg en bestuurlijke overleggen.
- Je neemt deel aan stuurgroepen en projecten.
- Je bent sitebeheerder SharePoint en regelt rechten en beantwoordt gebruikersvragen van teamleden.
- Je organiseert complexe in/externe bijeenkomsten, teamuitjes en jubileumvieringen.
- Je organiseert zakelijke reizen voor de sector.
's Ochtends begin je met het doornemen van de agenda's en check je of er knelpunten of wijzigingen zijn. Je overlegt met een andere directie assistent over een knelpunt in de agenda van een directie lid. Je schuift aan bij een managementteam overleg en notuleert deze. Je wekelijkse afstemming met de MT leden zorgt voor een nieuw to-do lijstje waar je snel aan kunt beginnen. 's Middags werk je de notulen van vanochtend uit en handel je verzoeken af uit je eigen mailbox. Uit je eigen mailbox handel je verzoeken af, daarna werp je nog een blik op de mailbox van jouw (sector) directeur voor de laatste binnengekomen berichten.
Hoe ga jij het verschil maken?Je hebt de mogelijkheid om echt een impact te maken als directie assistent. Je helpt bij het verbeteren van de kwaliteitsslag door mee te denken en vooruit te denken. Je geeft advies en initiatief en draagt hiermee bij aan de continu verbetering. Je bent discreet en biedt steun aan je collega's.
Wat heb je nodig om succesvol te kunnen zijn?- Je bent bezig met een MBO4 of HBO opleiding.
- Je hebt kennis van Office (Outlook, OneNote, Word, PowerPoint, Teams en Excel) en SharePoint.
- Je beschikt over zelfstandigheid, proactiviteit, initiatiefrijk en stressbestendig.
- Je bent een organisatietalent.
We bieden een salaris tussen €1.500,- en €2.000,- per maand afhankelijk van ervaring en kennis. Daarnaast kun je ook van onze prima faciliteiten gebruik maken, zoals gymfaciliteiten en medisch hulpprogramma.
