Huidige banen gerelateerd aan Managementondersteuner Projectmanagement - Amsterdam, Noord-Holland - Olympia

Bedrijfsinformatie

Bij Olympia streven we ernaar een werkgever te zijn die een inclusieve en ondersteunende werkomgeving biedt. We waarderen diversiteit en geloven dat verschillende perspectieven bijdragen aan het succes van onze organisatie en de gemeenschap. Ons Projectmanagementbureau valt onder het cluster Ruimte en Economie.

Ben jij een ervaren professional die uitblinkt in het organiseren en coördineren van taken voor een directielid? Heb je de vaardigheden om complexe agenda's in Outlook te beheren, de inbox van een directeur te monitoren en proactief e-mails af te handelen? Daarnaast ben je bedreven in het notuleren van vergaderingen en het samenvatten van belangrijke punten? Als je een vooruitdenkende en betrouwbare teamspeler bent die goed kan omgaan met drukte, dan is deze rol wellicht iets voor jou.

Wij zijn op zoek naar een ervaren managementondersteuner voor 36 uur per week om het directiesecretariaat van ons Projectmanagementbureau te versterken. Je zult werken met een algemeen directeur en drie andere directieleden. Momenteel is er één managementondersteuner in dienst, en uitbreiding is dringend gewenst. Voor het directielid dat je gaat ondersteunen, ben jij de onmisbare schakel. Dit vereist dat je stevig in je schoenen staat, maar ook dat je flexibel bent en snel kunt schakelen bij onverwachte situaties. Je zult een breed scala aan organisatorische, coördinerende en uitvoerende taken uitvoeren. Sommige taken voer je zelfstandig uit, terwijl je voor andere samenwerkt met collega's van het directiesecretariaat of andere afdelingen binnen het bureau. De werkzaamheden vinden plaats op een vaste locatie binnen het Projectmanagementbureau.

Op een gemiddelde werkdag omvat je taken:

• Beheren van de agenda's en planning van de directeuren.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor de benodigde documenten.
• Notuleren van directie- en teamoverleggen en opvolgen van acties in samenwerking met de directiesecretaris.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals digitale archivering en het maken van presentaties.
• Waarnemen van taken van directe collega's bij afwezigheid.

Voor de rol van Managementondersteuner bij het Projectmanagementbureau vragen wij:

• Een afgeronde mbo niveau-4 opleiding (bijvoorbeeld managementondersteuner of directiesecretaresse);
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het niveau van directiesecretaresse of managementassistent;
• Minimaal 3 jaar ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• Ervaring met complex agendabeheer, bij voorkeur in een vergelijkbare organisatie;
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van vergaderingen en het oplossen van praktische problemen;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Ervaring met iBabs is een pré;
• Persoonlijke vaardigheden zoals behulpzaamheid, communicatief, collegiaal, discreet, flexibel, en probleemoplossend vermogen.

Daarnaast breng je de volgende competenties mee:

• Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten om doelstellingen te behalen binnen een vastgesteld tijdsbestek.
• Omgevingsbewustzijn: Goed geïnformeerd zijn over relevante ontwikkelingen en deze effectief benutten.
• Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen van de klant.
• Samenwerken: Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat en de teamdynamiek.
• Stressbestendigheid: Effectief blijven werken onder druk.
• Verantwoordelijkheid: Aanspreekbaar zijn op eigen handelen.

• Een fulltime functie van 36 uur per week;
• Een salaris tussen €3014,- en €4244,- bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Directe opbouw van pensioen;
• Reiskostenvergoeding;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een collegiaal team in een maatschappelijke organisatie;
• 8,33% vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering;
• Scholingsbudget voor persoonlijke ontwikkeling.

Olympia is een gastvrije werkgever die iedereen met een passie voor Amsterdam verwelkomt. Wij geloven in de kracht van diversiteit en nodigen iedereen uit om bij te dragen aan onze organisatie.