Huidige banen gerelateerd aan Managementondersteuner Projectmanagement - Amsterdam, Noord-Holland - Olympia

Bedrijfsomschrijving

Bij Olympia streven we ernaar een werkgever te zijn die een inclusieve werkomgeving biedt, waar elke medewerker zich gewaardeerd en gezien voelt. We geloven dat diversiteit bijdraagt aan betere resultaten voor onze organisatie en de stad. Ons doel is een personeelsbestand dat de beroepsbevolking van Amsterdam weerspiegelt. Iedereen is welkom, ongeacht achtergrond of identiteit.

Ben jij een ervaren professional die in staat is om structuur aan te brengen in de drukte van een directielid? Heb je de vaardigheden om complexe agenda's te beheren in Outlook, de inbox van een directeur te monitoren en proactief e-mails af te handelen? Daarnaast ben je bedreven in het notuleren van vergaderingen en het samenvatten van belangrijke punten? Als je een vooruitdenkende en betrouwbare teamspeler bent die niets aan het toeval overlaat, dan is deze rol iets voor jou.

Wij zijn op zoek naar een ervaren managementondersteuner voor 36 uur per week om het directiesecretariaat van ons Projectmanagementbureau te versterken. Deze directie bestaat uit één algemeen directeur en drie andere directieleden. Momenteel is er één managementondersteuner werkzaam, en uitbreiding is op korte termijn gewenst. Voor het directielid waarvoor je zult werken, ben jij de steun en toeverlaat. Dit vraagt om een stevige persoonlijkheid, maar ook om flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen bij ad-hoc verzoeken. Je hebt een veelzijdige rol, met zowel organisatorische, coördinerende als uitvoerende taken. Een deel van deze taken voer je zelfstandig uit, maar vaak werk je ook samen met je directe collega van het directiesecretariaat of met andere afdelingen binnen het bureau. De vaste werkplek is bij het Projectmanagementbureau.

Op een gemiddelde werkdag omvat jouw takenpakket:

• Beheren van de agenda's en planning van de directeuren.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van gesprekken en vergaderingen, inclusief het verzamelen van benodigde documenten.
• Notuleren van directie- en teamoverleggen en opvolgen van acties in samenwerking met de directiesecretaris.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals digitale archivering en het maken van presentaties.
• Waarnemen van taken van je directe collega bij afwezigheid.

Voor de rol van Managementondersteuner beschik je over:

• Een afgeronde mbo niveau-4 opleiding (bijvoorbeeld managementondersteuner of directiesecretaresse);
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• Ervaring met complex agendabeheer;
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van overleggen en het oplossen van praktische problemen;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Ervaring met iBabs is een pré;
• Persoonlijke vaardigheden zoals behulpzaamheid, communicatieve vaardigheden, collegialiteit, discretie, flexibiliteit, stabiliteit, probleemoplossend vermogen en affiniteit met de gemeente Amsterdam.

Daarnaast breng je de volgende competenties mee:

• Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten om doelstellingen te behalen binnen een vastgesteld tijdsbestek.
• Omgevingsbewustzijn: Goed geïnformeerd zijn over relevante ontwikkelingen en deze effectief benutten.
• Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat en een positieve sfeer binnen het team.
• Stressbestendigheid: Effectief blijven werken onder druk en in hectische situaties.
• Verantwoordelijkheid: Aanspreekbaar zijn op eigen handelen en dat van anderen.

• Een fulltime functie van 36 uur per week;
• Een salaris tussen €3014,- en €4244,- bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Directe opbouw van pensioen;
• Reiskostenvergoeding;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team van gezellige en ambitieuze collega's;
• 8,33% vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering;
• Scholingsbudget voor ontwikkeling en opleiding.

Olympia is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw talenten liggen. Iedereen die een bijdrage wil leveren aan de stad is van harte welkom om te solliciteren.