Functieomschrijving

Deze persoon ondersteunt en ontzorgt de teammanagers van burgerzaken Back Office en Front Office. Burgerzaken zit op 3 locaties van HLTsamen, de medewerker zal dus ook geen vaste standplaats hebben, maar rouleren tussen de locaties Lisse, Hillegom en Sassenheim.

Wat wij vragen vanuit de rol van managementondersteuner is:

Administratie vaardigheden

•       Agendabeheer en planning;
•       Vergaderingen organiseren, voorbereiden en notuleren;
•       Documentbeheer, archivering en e-mailbeheer;
•       Opstellen van verslagen, rapportages en presentaties;
•       Taken prioriteren en deadlines bewaken;
•       Basiskennis van projectmethoden en coördineren van start bij werkzaamheden rondom het opvangen, inplannen van nieuwe medewerkers.

Taal- en communicatieve vaardigheden

•         Correct en professioneel schriftelijk en mondeling communiceren;
•         Redigeren en opstellen van correspondentie;
•         Begrip van zakelijke etiquette en omgangsvormen.

IT- en softwarekennis

•         MS-Office pakket (Word, Excel, PowerPoint, Planner, Outlook etc.)
•         Digitaal vaardig, digitaal vergaderen en vergaderingen hosten (Teams).

Data- en informatieverwerking

•         Analyseren van rapporten van gegevens en vraagstukken die worden neergelegd om in de planning verder op te kunnen pakken.

Privacy

•         Privacy bewust: kennis van persoons- en gegevensbeveiliging;
•         Vertrouwelijk omgaan met de zeer privacygevoelige informatie waarmee gewerkt wordt.

Kennis van bedrijfsprocessen en organisatie

•         Organisatorische structuren begrijpen, bedrijfsspecifieke software en processen beheersen, snel eigen kunnen maken;
•         Inzicht in beleidsprocedures en operationele richtlijnen.

Roosterplanning

•         Overzicht houden en ervaring met roosterplanning;
•         Analytisch: vermogen om beschikbaarheid, inzicht in onderscheiden competenties van medewerkers, werkdruk, behoeften te analyseren om efficiënte planningen te maken.

Wat vragen wij van je als managementondersteuner:

• MBO+ werk-denk niveau;
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur bij een gemeente;
• Pré maar geen eis: roosters worden gemaakt in roosterprogramma Booq;
• Daarnaast ondersteunt deze de managementondersteuner bij de overleggen van burgerzaken.

• Soort dienstverband: Detachering
• Startdatum inzet: 6-11-2024
• Einddatum inzet: 31-12-2025
• Aantal uur: 32 uur (24 uur ondersteuning management, 8 uur roostermaker)
• Inschaling functie managementondersteuner: gemeente CAO schaal 8