Functioneel Beheerder

Heb je affiniteit met digitaal informatie- en archiefbeheer en ga je de uitdaging aan om een nieuwe archiefoplossing in te richten en te beheren? Dan is deze functie iets voor jou

Voor de afdeling Documentmanagement en Archief (DMA) zijn we op zoek naar een functioneel beheerder die onze nieuwe archiefoplossing gaat beheren. Je haalt energie uit de schakel zijn tussen gebruikers, je collega's van DMA, IT-specialisten en de leverancier. 

Het dagelijks beheer op orde houden lukt je makkelijk zodat je voldoende ruimte hebt om via een gebruikerswerkgroep de applicatie verder te optimaliseren en eventueel nieuwe mogelijkheden te implementeren. Verder werk je nauw samen met een Adviseur Informatiebeheer (DMA) en IT-specialisten. Samen zorgen jullie ervoor dat de gebruikers tevreden gebruik kunnen maken van de applicatie. Tot slot zorg je samen met de leverancier dat de applicatie functioneert volgens de overeengekomen prestatie-eisen.

Omdat we in de selectiefase zitten van een archiefoplossing krijg je de unieke kans om vanaf het begin mee te besluiten over de inrichting van de nieuwe archiefoplossing. In het project ben je o.a verantwoordelijk voor de configuratie van de applicatie, het opstellen van testplannen en het opstellen van documentatie voor beheerders. 

Jouw taken

• je werkt nauw samen om nieuwe werkprocessen rond archiveren vormgeven
• je  werkt mee aan koppelingen van de applicatie met o.a. MSTeams en iBabs
• je verzorgt trainingen voor key users en eindgebruikers
• je zorgt samen met een Adviseur Informatiebeheer voor de organisatie van key user bijeenkomsten
• je neemt deel aan het gebruikersoverleg van de leverancier
• je verzorgt het dagelijks functioneel beheer

• Je kunt makkelijk vaktaal vertalen naar begrijpelijke taal. Hierdoor weten gebruikers je makkelijk te vinden.
• Je hebt een afgeronde HBO / Bachelor opleiding in ICT 
• Je hebt ten minste drie jaar relevante ervaring met het beheren van DMS- en/of RMA-systemen
• Je bent bekend met ITIL-processen (vooral in het kader van incident-, wijzigingen- en probleembeheer)
• Kennis van werkprocessen digitaal informatie- en archiefbeheer is een pré

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.378,00 (Schaal 10) en maximaal € 5.331,00 (Schaal 10) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Functioneel (informatie) beheerder 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• goede en voordelige sportfaciliteiten
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden

Over afdeling Documentmanagement en Archief (DMA)
DMA is verantwoordelijk voor beleidsvorming, advisering en toezicht op het gebied van informatie- en archiefbeheer voor alle onderdelen van de VU. Wij adviseren zowel eenheden als individuele medewerkers over informatiehuishouding vraagstukken. Daarnaast verzorgen we het informatiebeheer voor de dienst Besturszaken, de dienst Facilitaire Campus Organisatie, de Raad van Toezicht, het College van Bestuur,het College van Decanen en de VU-vereniging.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs, bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Samen met faculteiten en diensten geven we richting aan de VU-strategie: werken aan een betere wereld, vanuit een positieve toekomstvisie die uitgaat van het ongekende potentieel van samenwerking. Talenten en inzichten bundelen, over de grenzen van disciplines heen: dat is dé manier om blijvende impact te genereren.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken in ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.