Management / Office Assistent

Functieomschrijving

De afdeling Precision and Microsystems Engineering (PME) binnen de faculteit Mechanical Engineering (ME) is de laatste tijd flink gegroeid. Bij PME werken wetenschappers, docenten en veel dienstverlenende mensen in een internationale en dynamische omgeving. Momenteel zijn we op zoek naar versterking voor het secretariaat van de afdeling PME. Als management assistent/ secretaresse ben je aanspreekpunt voor directe medewerkers, onderzoekers, docenten en studenten. Het is jouw rol om de administratieve verwerking van allerlei zaken op het gebied van HR en finance, en algemene ondersteuning van de afdeling op te pakken en tot een goed einde te brengen. Naast de algemene ondersteuning zijn er drie specifieke taken die bij jou komen te liggen; a) begeleiden van masterstudenten en hun begeleiders bij het afstudeerproces b) huisvesting en inrichting werkomgeving medewerkers, c) achtervang bij financiële transacties.

In het algemeen geldt dat je zelfstandig prioriteiten stelt en initiatief toont bij werkzaamheden die op je pad komen. Verder ben je gericht op samenwerking en help jij je directe collega's.

Je komt te werken binnen een secretariaat met drie andere management/office assistenten. De cultuur is open, collegiaal en behulpzaam naar elkaar. Samen bieden jullie de administratieve en logistieke ondersteuning aan de gehele afdeling. Binnen dit secretariaat hebben de huidige drie management/office assistenten naast de algemene ondersteuning van de afdeling ieder een eigen aandachtsgebied. Jouw aandachtsgebied wordt de huisvesting en werkplekken van PME-medewerkers en het begeleiden van de afstudeerders.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

- organisatie van afstudeersessies van masterstudenten; om te kunnen afstuderen bij de TU Delft moet er aan een aantal vereisten voldaan zijn. Hier is een checklist voor; de masterstudent moet aan alle studievereisten voldoen, er wordt een afstudeersessie georganiseerd, mensen van de universiteit en familieleden worden uitgenodigd. Dit proces begeleidt jij.
- huisvesting en werkplekken; de afdeling PME groeit in aantal medewerkers. Dit betekent dat de werkplekken steeds up to date moeten zijn, hier zorg jij voor. Heeft ieder een laptop, is er een bureau beschikbaar, hoe ziet de werkomgeving eruit? Momenteel lopen er bij de afdeling een aantal verbouwingstrajecten, een aantal werkruimtes moet verbeterd worden, soms moeten medewerkers tijdelijk van werkplek wisselen of verhuizen. Ook willen we de sociale ruimte van de afdeling anders inrichten. Deze trajecten ga jij begeleiden.
- achtervang op financieel gebied; binnen de afdeling werken we met een financieel administratiesysteem. Een andere managementassistent is eerste aanspreekpunt voor dit systeem, we zoeken hier een goede achtervang voor vakanties en/of drukke periodes.

Functie-eisen

We verwachten een zelfstandige, servicegerichte, proactieve en accurate instelling en een sterk ontwikkeld organisatorisch vermogen. Verder ben je een teamspeler, die stressbestendig, flexibel en integer is en ervan houdt in control zijn.

De TU Delft is een internationale, tweetalige organisatie. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een vereiste.

Arbeidsvoorwaarden

Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.693;
- en een maximum van € 3.636;
- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

We geven er voorkeur aan dat de nieuwe collega tenminste 4 dagen aanwezig is en/of de werkbare uren spreidt over 4 dagen.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatie