Coördinator Bedrijfsbureau

**:Functieomschrijving

Zorgen dat alles soepel loopt, zodat anderen hun werk goed kunnen doen. Dat is de kern van jouw rol als coördinator van het Bedrijfsbureau. Jij bent de verbindende schakel tussen mensen, processen en ondersteuning. Met overzicht, energie en een scherp oog voor kwaliteit stuur jij het Bedrijfsbureau aan. Dit doe je bij DUS-I, de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen, onderdeel van het ministerie van VWS.

DUS-I ondersteunt maatschappelijke thema’s als gezondheid, participatie, sport en onderwijs via de uitvoering van subsidieregelingen. Achter die uitvoering staat een sterke interne organisatie. Jij draagt daar rechtstreeks aan bij, door sturing te geven aan een team van managementondersteuners en facilitair adviseurs en te zorgen dat zij DUS-I optimaal ondersteunen. Je rapporteert aan het afdelingshoofd Control & Bedrijfsbureau.

Wat ga je doen als Coördinator Bedrijfsbureau?

Als coördinator geef je dagelijks leiding aan het Bedrijfsbureau: een team van acht managementondersteuners en twee facilitair adviseurs. Dit team verzorgt de administratieve en facilitaire ondersteuning van de managers binnen DUS-I, zoals agendabeheer, het organiseren van vergaderlocaties, ontvangst van bezoekers, kantoorinrichting en postverwerking. Door het team hierin goed aan te sturen, draag jij bij aan een soepel verlopende ondersteuning, waardoor managers worden ontzorgd en de organisatie kan rekenen op een goed georganiseerde, inclusieve en toekomstbestendige werkomgeving.

Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten, verdeelt het werk en stimuleert de ontwikkeling van je teamleden. Ook bewaak je de kwaliteit van de dienstverlening en begeleid je het team bij het verbeteren van werkprocessen. Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd en bent een volwaardige sparringpartner: je geeft gevraagd én ongevraagd advies, toont initiatief en denkt actief mee over de verdere professionalisering van de bedrijfsvoering binnen DUS-I.

Daarnaast vertegenwoordig je het Bedrijfsbureau in interne overleggen en projecten. Je stemt regelmatig af met andere coördinatoren, afdelingshoofden, managers en externe samenwerkingspartners, zoals FMHaaglanden en OBP Rijk.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

- Dagelijkse sturing van het Bedrijfsbureau, met focus op inroostering en bewaken van kwaliteit van de dienstverlening
- Stimuleren van teamontwikkeling en bijdragen aan werkplezier, samenwerking en vakmanschap.
- Signaleren van verbetermogelijkheden in werkprocessen en implementeren van oplossingen.
- Adviseren van het afdelingshoofd over teamontwikkeling, ondersteuning en bedrijfsvoering.
- Vertegenwoordigen van het bedrijfsbureau in interne overleggen en projectgroepen.
- Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders, zoals FMH en OBP Rijk.
**Functie-eisen
- Minimaal hbo werk
- en denkniveau.
- Aantoonbare ervaring met het ontwikkelen van teams en verbeteren van werkprocessen.
- Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pluspunt.
- Ervaring met het opstellen van memo’s ter besluitvorming.
- Inzicht in bedrijfsvoering en kennis van administratieve en facilitaire ondersteuning.
- Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling én schriftelijk.

Herken jij jezelf hierin?

Verder ben je een stevige, toegankelijke en praktisch ingestelde coördinator met hart voor mensen en oog voor processen. Je vindt het leuk om leiding te geven aan verandering, denkt in oplossingen en communiceert helder op alle niveaus. Je schakelt soepel tussen tactisch meedenken en operationeel aansturen. Je hebt ervaring in het aanjagen van teamontwikkeling én het verbeteren van ondersteunende processen. Je voelt goed aan wat er nodig is in een complexe omgeving en draagt bij aan een cultuur van samenwerking, kwaliteit en continu verbeteren.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 10
- Maandsalaris Min €3.404 - Max. €5.389 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
**Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

- een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen
- voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
- veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
- je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat
**Bijzonderheden
- Richt je sollicitatie aan Bianca Tijssen, afdelingshoofd Control & Bedrijfsbureau.
- Een assessment kan deel uitmaken van het selectieproces.
- Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrij