Management Assistent

Vacaturenr.

15422

Functie-categorie

Niet-wetenschappelijke functies

Omvang (fte)

0,5

Extern/intern

Intern, Extern

Locatie

Leiden

Geplaatst op

4 februari 2025

Sluitingsdatum

26 februari 2025

Het Instituut Politieke Wetenschappen van de Faculteit der Sociale Wetenschappen zoekt op korte termijn kandidaten voor de functie van

**Management Assistent (0,53 fte)**

Het secretariaat bestaat uit 4 managementassistenten en is verdeeld over 2 locaties, in Leiden en Den Haag. De sfeer en onderlinge samenwerking binnen het team is hartelijk en behulpzaam. Het secretariaat is goed georganiseerd en gestructureerd. Wij zoeken een nieuwe collega voor ons team in Leiden, die bereid is incidenteel in te springen in Den Haag.

**Dit ga je doen**
- Ontvangen van gasten en introductie nieuwe medewerkers;
- Voorbereiden vergaderingen;
- Plaatsen van zaal
- en cateringreserveringen;
- Plaatsen van reis
- en hotelreserveringen;
- Organiseren van evenementen;
- Kantoormanagement zoals inkoop kantoorartikelen en interne verhuizingen;
- Assisteren bij het werving
- en selectieproces vacatures en inhuur uitzendkrachten;
- Factuurverwerking;
- Overige voorkomende werkzaamheden.

**Hier ga je werken**
De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps
- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Het Instituut Politieke Wetenschap heeft een sterke onderzoekstraditie op verschillende gebieden van de vergelijkende, Nederlandse en internationale politiek, maar ook op het gebied van de politieke theorie. Het Instituut telt ongeveer 170 medewerkers, waaronder veel niet-Nederlandse wetenschappers, en huisvest een aantal redacties van internationale gerefereerde tijdschriften en boekenreeksen. Het instituut is gevestigd in Leiden en Den Haag, waar een groot deel van het onderwijs wordt gegeven. Het instituut biedt een scala aan programma's op bachelor
- en masterniveau (in het Nederlands en Engels) en leidt ook PhD-studenten op in de politieke wetenschappen.

**Dit breng je mee**
- Minimaal MBO niveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding of andere relevante opleiding;
- Ervaring met diverse secretariële en administratieve werkzaamheden;
- Goede beheersing van Microsoft Office pakket;
- Affiniteit met communicatie
- en alle toepassingen van MS Teams;
- Nieuwsgierig naar nieuwe (IT) ontwikkelingen binnen het vak en toepassing daarvan;
- Altijd ruimte zien voor verbetering en dit ook graag delen met de collega’s;
- Integer, accuraat, proactief, behulpzaam en oplossingsgericht;
- Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal (i.v.m. internationale omgeving) zowel mondeling als schriftelijk.

**Dit bieden we je**
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we - samen met jou - aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

**Daarnaast bieden we je**
- Een arbeidsovereenkomst voor 20 uur (0,53 fte) per week verdeeld over 2,5 dagen voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
- Een salaris van mínimaal € 2899;
- en maximaal € 3809;
- bruto per maand bij een fulltime aanstelling in schaal 7;
- Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
- Flexibele werkduur: standaard heb je mínimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld bij fulltime, 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
- Ruime keuze in secundaire ar