Managementassistent Afdeling Beleid, Advies en

**:Functieomschrijving

Wat ga je doen?
Wij zijn op zoek naar een managementassistent die de touwtjes stevig in handen heeft. Jij zorgt ervoor dat we binnen onze afdeling voorbereid, gestructureerd en geïnformeerd kunnen werken. De functie van managementassistent is heel divers; je ondersteunt de afdeling op administratief, logistiek en secretarieel gebied. Regelmatig zal je met meerdere dingen tegelijk bezig zijn. Enkele voorbeelden van werkzaamheden:

- ondersteuning t.a.v. (administratief) proces in het algemeen en voor bezwaren en beroepsprocedures en voor WOO-verzoeken in het bijzonder
- het opstellen/ bijhouden van overzichten en rapportages
- Monitoren en bewaken van de planning en deadlines
- signaleren, oplossen of escaleren van eventuele knelpunten in planningen of procedures
- in
- en extern aanspreekpunt zijn voor alle (internationale) stakeholders in het proces
- beheren van mailboxen, agenda’s en digitale werkdossiers
- agendaondersteuning van leidinggevenden
- verzamelen en bewerken van informatie (voor brieven, rapportages, vergaderstukken e.d.)
- verzorgen van correspondentie en mailingen
- plannen en organiseren van (complexe) interne en externe vergaderingen/ bijeenkomsten (incl catering en zalen)
- notuleren van bijeenkomsten en borgen van de voortgang van acties en besluiten
- hanteren van procedures en administratieve werkwijzen en communiceren over eventuele wijzigingen
**Functie-eisen

Wie zoeken wij?
Een proactieve en flexibel ingestelde collega, die gericht is op samenwerking en het team. Jij beschikt over een zelfstandige en dienstverlenende werkhouding en kan indien nodig assertief handelen. Het geeft je energie om georganiseerd en accuraat te werken aan de hand van planningen.

Aan kennis en ervaring heb je het volgende in huis:

- mbo+ werk
- en denkniveau
- vanaf 3 jaar recent administratieve werkervaring binnen een projectmatige omgeving
- opleiding tot juridisch secretaresse of ervaring met het ondersteunen van juristen is een pre,
- vaardig met MS Office en andere datasystemen
- goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands en in het Engels
- in staat het overzicht te bewaren, prioriteiten te stellen en te schakelen tussen een veelheid van werkzaamheden
- werkt planmatig en zorgvuldig
- organisatiesensitiviteit en gericht op goede contacten
- teamspeler die ook goed zelfstandig kan werken

Tot slot herken jij jezelf in onze kernwaarden: zorgvuldig, toegankelijk, initiatiefrijk en verbindend.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8
- Salarisomschrijving Wat bieden we jou?
Een management assistent kan bij ons rekenen op een uitdagende en afwisselende functie, binnen een maatschappelijk zeer relevant werkveld. Onze organisatie kenmerkt zich door een open, collegiale en informele werksfeer. Wij denken niet in rangen en standen maar gaan uit van de competenties van de collega’s en de ontwikkeling hiervan wordt gestimuleerd.
- arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur (0,89 - 1,0 fte) voor een periode van 12 maanden met de intentie tot verlenging
- salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen € 3.246,16 en € 4.340,57 (schaal 8 CAO Rijk, salarispeil 1 juli 2024)
- secundaire arbeidsvoorwaarden conform cao Rijk, waaronder Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,5% van het bruto salaris, 64 IKB-uren en 144 vakantie-uren per jaar (bij een volledig dienstverband), pensioen ABP, opleidings
- en ontwikkelmogelijkheden, reiskosten woon-werkverkeer (NS-businesscard), thuiswerkvergoeding en werkgeversbijdrage inrichting thuiswerkplek
- hybride werkomgeving: deels op ons kantoor in Den Haag en deels vanuit huis
- Maandsalaris Min €3.246 - Max. €4.340 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Contractduur 12 maanden
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
**Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
**Bijzonderheden

Solliciteren

Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, van wie je houdt en of je beperkingen hebt. We zijn nieuwsgierig naar wat jou drijft en naar jouw talenten.
- Deze vacature is gelijktijdig intern en extern uitgezet. Om interne doorgroei te stimuleren hebben collega’s van ZonMw daarbij voorrang op externe ka