Medewerker Secretariaat

5 dagen).

De vacature is in eerste instantie een vervanging voor een zwangerschapsverlof, verlenging niet uitgesloten.

De Office Assistant is verantwoordelijk voor de ondersteuning bij het soepel en efficiënt laten verlopen van alle kantoormanagement
- en facilitaire diensten in de Wetlands International Global Office in Ede. De functiehouder zal werken als onderdeel van het tweekoppige secretariaatteam van het Global Office, binnen de Operations-groep.

De ideale kandidaat moet over goede communicatieve en organisatorische vaardigheden beschikken en in staat zijn om gevoelig en behulpzaam om te gaan met een reeks vragen en eisen uit een breed scala aan landen en culturen.
Hij of zij moet ook bereid zijn nieuwe vaardigheden te leren en het takenpakket uit te breiden. Ten slotte heeft de kandidaat het vermogen om zijn eigen tijd en werk met een zekere mate van initiatief in te delen en dit alles op een gemotiveerde en proactieve manier.

Het verstaan, spreken, lezen en schrijven van de Engelse taal is een MUST.

Taken en verantwoordelijkheden:

- Dagelijkse kantoorondersteuning; bezoekers ontvangen, dagelijks post/post registreren, telecommunicatie, aanwezigheidsregistratie
- Outlook-contactendatabase bijwerken (kantoren)
- Ondersteunen van kantoorpersoneel bij het opzetten van online bijeenkomsten,
- Assisteer het personeel bij het oplossen van IT-problemen en regel de inkoop zoals gevraagd
- Organiseren van afscheids
- en kerstfeesten, ondersteunen van personeelsuitjes
- Bereid de agenda van de personeelsvergaderingen voor en maak indien nodig notulen
- Zorg ervoor dat de creditcardoverzichten van de Office Manager traceerbaar zijn
- Ondersteuning van HR bij het plannen van introductiebijeenkomsten, sollicitatiegesprekken
- Zorg voor voldoende voorraad van diverse benodigdheden en bestel indien nodig kantoorbenodigdheden/nieuwe apparatuur
- Ondersteuning bieden aan personeel en bezoekers met betrekking tot visumaanvragen, reizen, hotel, taxi-arrangementen
- Hoofdzakelijk verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van workshops, bijeenkomsten en internationale conferenties of evenementen in binnen
- en buitenland
- Onderhouden van commerciële relaties met leveranciers (hotels, catering, kantoorbenodigdheden leveranciers)
- Ondersteunen van projectmanagers bij het uitstippelen van projectcontracten
- Uitvoeren van alle andere verantwoordelijke taken die consistent zijn met de functie en het doel van de functie

Soort dienstverband: Fulltime, Uitzicht op vast
Contractduur 8 maanden

Salaris: Tot €3.350,00 per maand

Rooster:

- Dagdienst
- ma-vr

Secundaire arbeidsvoorwaarden:

- Pensioen
- Reiskostenvergoeding

Soorten aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Screeningsvragen:

- Heb me ervaring met het klantgericht werken, dienstbaar zijn?

Ervaring:

- het werken met het Office pakket: 2 jaar (Vereist)
- gelijksoortige werkzaamheden: 2 jaar (Vereist)

Taal:

- Engels (Vereist)
- Nederlands (Vereist)

Werklocatie: Fysiek