Secretaris

**Intro**: Als secretaris van het managementteam van het Facilitair Bedrijf DJI ben je hun oren en ogen, houd je vinger aan de pols en denk je mee. Je signaleert knelpunten in de beleidsontwikkeling en bedrijfsvoering en rapporteert en adviseert hierover. Daarnaast heb je een rol in samenwerkingsnetwerk van de vier facilitaire concerndienstverleners, het Landelijk Facilitair Management Overleg (LFMO).
**Organisatie
- en afdelingomschrijving**:
Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

**Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)**
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

**Dit ga je doen**:
Het grootste deel van de FB-collega’s werkt op de circa vijftig locaties in het land. Jij weet wat er speelt en bouwt een open relatie op met de organisatie, met name met de leidinggevenden. Zij geven jou de informatie die jij nodig hebt voor jouw ondersteunende en signalerende taak binnen het MT. Anderzijds geef jij hen vertrouwen door correct om te gaan met deze informatie. Het Facilitair Bedrijf is in ontwikkeling. Een deel van de operationele teams in het land wordt per 1 januari overgeheveld onder de verantwoordelijkheid van de vestiging waar zij voor werken. Dit heeft de nodige gevolgen voor het FB.

Het MT vergadert iedere twee weken. Voor deze vergaderingen is de secretaris de inhoudelijk trekker: je beheert de voorraadagenda, stelt de agenda op en stemt deze af met het hoofd FB. Je toetst de vergaderstukken inhoudelijk en na de vergadering schrijf je het verslag en houd je de actiepunten en besluiten bij.

In LFMO-verband ben je onder andere secretaris van het voorportaal Coördinatie en Ontwikkeling (CenO); het strategisch adviesorgaan van het LFMO. Hier worden professionaliseringsactiviteiten en LFMO-brede onderwerpen besproken, geïnitieerd, uitgezet of zelf opgepakt. Deze werkzaamheden zijn vergelijkbaar met de werkzaamheden voor het MT FB.

De secretaris is flexibel inzetbaar. Naast de taken van MT-secretaris en secretaris CenO kun je ingezet worden bij andere onderwerpen en overleggen binnen het FB, SSC of interdepartementaal. Daarnaast heb je een rol in de informatie en communicatie van het FB, zoals het beheer van de centrale informatievoorziening (gemeenschappelijke schijf), het redactieteam van ons sociale intranet en een trekkersrol in de wekelijkse nieuwsbrief van het MT aan de medewerkers.

De standplaats is Den Haag, maar je werkt ook vanuit huis, onze vergaderlocatie in Den Dolder of andere locaties waar het FB DJI de facilitaire dienstverlening verzorgt.

**Dit neem je mee**:

- Je hebt een hbo-diploma met bij voorkeur een achtergrond op het gebied van facilitair management, bedrijfskunde of bestuurskunde.
- Je hebt meerdere jaren ervaring in een soortgelijke functie en werkt zelfstandig.
- Je kunt verbanden zien en leggen, werkt gestructureerd, kunt snel schakelen en bent goed in overzicht creëren en (be)houden.
- Je hebt goede schrijfvaardigheden en schrijft gemakkelijk voor verschillende doelgroepen.
- Je hebt een goede beheersing van de standaardkantoorapplicaties zoals Word, Excel en PowerPoint.
- Je schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus, bent proactief en spreekt mensen gemakkelijk aan.
- Je hebt affiniteit met het facilitair werkgebied.
- Competenties: analyseren, overtuigen, creativiteit, plannen en organiseren, omgevingsbewust, netwerken en onderhouden, organisatiesensitiviteit.
- Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
- Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
- Een pensioenregeling
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
- St