Management Assistant

_Wil jij samen met bevlogen collega’s werken aan het creëren van een wereld waarin mens en natuur floreren? En meebouwen aan ‘nature positive’ impact in de meest bio diverse landschappen wereldwijd door het mobiliseren van mensen? Dat is wat je doet als je werkt bij het Wereld Natuur Fonds (WWF-NL)._

WWF-NL is een professionele en dynamische organisatie met een informele werksfeer gevestigd in Zeist.

De organisatie bestaat uit de afdelingen: Conservation, Engagement, Organisation & Talent Development en Finance & Operations. Het team Management Assistants maakt deel uit van de afdeling Organization & Talent Development en speelt een ondersteunende rol richting het Management Team en de Raad van Toezicht. Het huidige team bestaat uit 3 Management Assistants en wordt uitgebreid met 1 collega.

Ter versterking van dit team zoeken wij een **Management Assistant t.b.v. Chief Marketing Officer en Chief Financial Officer (32 uur per week**).

**Wat ga je doen?**

Onze Management Assistants zijn de spin in het Wereld Natuur Fonds web. Zij ondersteunen het Management Team (dat uit 5 leden bestaat momenteel) met een soepele aansturing van de organisatie. In de functie ligt de focus op de ondersteuning van de Chief Marketing Officer en Chief Finance Officer, maar wordt in samenwerking met de collega Management Assistants het gehele MT ondersteund. Dit maakt de werkzaamheden in deze functie zeer uiteenlopend, zo zorg je voor een gastvrije ontvangst en soepel verloop van strategische (inter)nationale bijeenkomsten zoals met de Raad van Toezicht, de OR en met het internationale netwerk. Tegelijkertijd ondersteun je ook het strategie ontwikkelproces van het management team. Je vormt samen met je collega Management Assistants de ogen en oren van de organisatie. Jullie staan op servicegerichte en professionele wijze klaar met raad en daad. Samen vormen jullie een hecht team dat elkaar aanvult.

Je dagelijkse werkzaamheden zullen bestaan uit:

- Algemene ondersteuning op organisatorisch gebied: bijvoorbeeld afdelingsdagen, externe vergaderingen, bezoekende groepen, internationale bijeenkomsten, Raad van Toezicht en OR vergaderingen ed. in nauwe samenwerking met het hospitality team;
- Opstellen en verzorgen van correspondentie, overzichten en presentaties om hiermee bovenstaande bijeenkomsten voor te bereiden en goed te laten verlopen. Dit in nauwe samenwerking met de secretaris van de Raad van Toezicht en de Directeur van het Wereld Natuur Fonds;
- Incidenteel notuleren van interne en externe vergaderingen en de actiepunten hieruit opvolgen;
- Uitvoeren van diverse projecten op het gebied van marketing en /of optimalisatie ondersteuning;
- Het verzamelen van informatie op verzoek van het Management Team en de Raad van Toezicht;
- Assisteren bij het organiseren van reizen: visa, relevante papieren, hotelboekingen, vluchten, uitrusting, inentingen;
- Ondersteuning van de werkwijze van het Management Team door een goede inrichting te verzorgen van met name MS Teams en SharePoint;
- Ondersteunen bij de afhandeling van de financiële administratie voor Management Team leden: declaraties, facturen en budgetbeheer. Evenals de administratie van het INNO fonds;
- Het opzetten en onderhouden van een goed relatiemanagement systeem voor het Management Team;
- Agendabeheer van een of meerdere Management Team leden. Regelen en optimaliseren van afspraken. Agendabeheer vormt een belangrijk onderdeel van het takenpakket.

**Wat vragen wij?**
- Administratieve opleiding op ten minste hbo niveau;
- Tot circa vijf jaar ervaring in een ondersteunende en dynamische rol als directie assistent, management assistant of corporate secretary;
- Je beschikt over een servicegerichte en flexibele mind-set, je bent een echte regelneef. Je geniet ervan om achter de schermen te werken, te regelen, te organiseren en te helpen waar nodig zodat alles op rolletjes loopt;
- Je bent representatief en gastvrij, je houdt ervan om het Wereld Natuur Fonds te vertegenwoordigen en gasten te verwelkomen;
- Je bent internationaal georiënteerd en geïnteresseerd, je beschikt over culturele sensitiviteit die je combineert met een zakelijke instelling;
- De voertaal bij het Wereld Natuur Fonds is Engels, een uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, is daarom vereist;
- Je communiceert uitstekend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
- Uitstekende beheersing van alle Microsoft-applicaties, met name MS Teams, MS Outlook en MS PowerPoint. Vaardig met SharePoint.

**Kernwaarden**

Je herkent je in de kernwaarden van WWF NL:

- Moed
- Integriteit
- Respect
- Samenwerken

**Wat bieden wij?**
- Je werkt in een duurzaam kantoor omringd door natuur;
- Leuke collega’s en de kans om een internationaal netwerk op te bouwen;
- Vegetarische lunches in de bedrijfskantine en gratis donderdagmiddag borrels;
- Een dienstverband van 32 uur. In eerste instantie wordt er een jaarcontract aangeboden met één maand proeftijd;
- Een marktconform