Office Manager

**Functie-inhoud**
- Omschrijving_

Het betreft een functie die gericht is op de administratieve, financiële en secretariële ondersteuning van afdelingen, functionarissen en directie. De functie kenmerkt zich door een hoge accuratesse en dienstverlening. Daarnaast wordt er ondersteuning geleverd aan collega’s.
- Doel_

Het doel van deze functie is het verlenen van assistentie in de administratieve, financiële, facilitaire en regelende sfeer, teneinde anderen de mogelijkheid te bieden zich volledig aan hun hoofdtaken te wijden.
- Taken en verantwoordelijkheden_
- het verzorgen van het agendabeheer, regelen en voorbereiden van afspraken, vergaderingen e.d.
- het invoeren van gegevens en/of teksten
- het kopiëren, distribueren, inbinden, archiveren (digitaal en analoog) e.d. van stukken
- het ontvangen, registreren, sorteren, verdelen en eventueel beantwoorden van post
- het bedienen van mail en telefoon, daarbij beoordelen of doorverbinden/afhouden/zelf oplossen van toepassing is
- het uitwerken / uittypen van memo’s, verslagen, rapporten, brieven e.d. aan de hand van een geschreven concept of geringe mondelinge aanwijzingen
- het maken en beheren van overzichten bij (acquisitie)projecten
- het (mede) organiseren van bijeenkomsten
- het notuleren (en uitwerken) van vergaderingen
- het ontvangen en begeleiden van gasten
- het verzorgen van pr-activiteiten
- het invoeren, verzamelen, controleren, registeren en coderen van gegevens
- het administreren, interpreteren en bewerken van gegevens (o.a. KM-registraties)
- het controleren van de uitvoering van de administratieve procedures
- het vormgeven van administratieve procedures
- beheren van de socials, website en de nieuwsitems
- Facilitaire werkzaamheden_
- het inkopen van kantoorbenodigdheden en beheren van de voorraden
- het beheren van het archief (digitaal en analoog)
- het verzorgen van catering en beheren van faciliteiten
- verhuizingen coördineren
- telefoonabonnementen beheren
- schoonmaak contract beheren
- kopieerapparaat contract beheren
- koffieautomaat beheren
- automatisering beheren/vragen stellen/ antwoorden ontvangen
- server beheren en opschonen
- server mappenstructuur aanmaken nieuwe projecten conform standaard
- mailserver mappenstructuur aanmaken nieuwe projecten conform standaard
- beheren informatiebeheersysteem (EZTATE) t.b.v. diverse opdrachtgevers
- het verwerken, analyseren, toetsen en rapporteren over administraties
- het verzorgen van al dan niet gestandaardiseerde managementinformatie
- voorbereiden van het administratieve en financiële beleid
- Financieel beheer werkzaamheden (externe opdrachtgevers) max. 8 uur / wk_
- debiteuren administratie
- debiteuren bewaking
- beheer waarborgsommen en bankgaranties
- crediteuren administratie
- financieel rapporteren naar verhuurder
- huurafrekeningen
- crediteurenbetaling
- servicekostenafrekening
- contractvorming huurders
- periodieke rapportage
- budgetbewaking & prognose
- liquiditeitsbeheer & prognose

**Competenties**

Werk
- en denkniveau : MBO+/HBO denk en werkniveau

Richting : Economisch / administratief / secretarieel / facilitair

Aanvullend : MS Office / Exact online

**Algemene competenties**
- Ondernemen
- Samenwerken
- Vakmanschap
- Integriteit
- Kwaliteitsgerichtheid

**Functie gebonden competenties**
- Resultaatgericht
- Klantgerichtheid
- Omgevingsbewustzijn
- Stressbestendig
- Pro-actief

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime

Verwacht aantal uur: Niet minder dan 24 per week

Aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

- Pensioen
- Reiskostenvergoeding

Werkschema:

- ma-vr

Opleiding:

- MBO (Gewenst)

Ervaring:

- Officemanagement: 1 jaar (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek