Directiesecretaris

**:Functieomschrijving

Zorg toegankelijk houden in tijden van crises en maatschappelijke ontwrichting is een uitdaging van formaat. Of het nu gaat om het versterken van de weerbaarheid van ons zorgsysteem bij geopolitieke spanningen, de zorg voor ontheemden of medische evacuaties: jouw bijdrage als directiesecretaris bij de programmadirectie Weerbare Zorg (PDWZ) maakt het verschil. Je hebt een spilfunctie met een verbindende en centrale rol waarbij je op verschillende manieren ondersteuning binnen de directie biedt.

Wat ga je doen als directiesecretaris?

Als directiesecretaris lever je een bijdrage aan het beter voorbereid zijn van de zorg in Nederland op de dreigingen van nu en in de toekomst. We zoeken een allround directiesecretaris met organisatietalent die een belangrijke rol kan spelen in de ondersteuning van de directie en de verschillende teams. Hierbij ben je ook verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken zodat de bedrijfsvoering van PDWZ goed functioneert. Je hebt een vrije rol en een breed en afwisselend takenpakket. In een dynamische omgeving zorg je ervoor dat de activiteiten en taken van de directie gestructureerd en soepel verlopen. Je ondersteunt het MT en de directie daarbij. Zo ontvangen we als coördinerende directie verschillende informatiestromen die je als directiesecretaris optimaal samenbrengt en analyseert. Waar mogelijk zorg je ervoor dat processen binnen de directie worden verbeterd. Overzicht houden is een belangrijke kerntaak, bijvoorbeeld door een actieve rol te nemen in het ordenen van informatie rondom parlementaire zaken. Aan de hand van actuele zaken denk en handel je altijd een paar stappen vooruit en deel je je bevindingen met de directie. Tot slot ondersteun je de beleidsmedewerkers bij de werkzaamheden van de verschillende dossiers.
**Functie-eisen

Jouw werkzaamheden en taken

Het plannen, organiseren en ondersteunen van directie brede taken en activiteiten, zoals het structureren van informatiestromen en het maken van overzichten.
Het ondersteunen van het MT als MT-secretaris.
Het oppakken van verschillende bedrijfsvoeringstaken zoals het aanvragen en beheren van kantoorautomatisering-gerelateerde voorzieningen.
Het adviseren/coördineren van informatiebeveiliging & privacy (IB&P), inventariseren van gegevensverwerkingen en melden/voorkomen van incidenten.
Het uitvoeren van financiële (basis)taken in afstemming met de financieel adviseur.
Het ondersteunen en ontzorgen van beleidsmedewerkers bij diverse dossiers.

Jouw profiel

Je bent iemand die goed kan organiseren, voorbereiden en plannen. Als ervaren professional beschik je over ICT-vaardigheden waardoor je handig omgaat met systemen. Ook heb je ervaring met het aanbrengen van structuur in informatiestromen. Je hebt het vermogen om accuraat te werken bij het omgaan met gevoelige informatie. In je werk ben je flexibel en weet je balans te vinden tussen zorgvuldigheid en daadkracht. Je bent toegankelijk en duidelijk. Je communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, komen hierbij goed van pas.

Ben jij klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan onze organisatie? We kijken uit naar je sollicitatie

Herken jij jezelf hierin?

Voor deze rol is het belangrijk dat je al ervaring hebt als directiesecretaris of adviseur bedrijfsvoering. Daarbij heb je goed inzicht in de rol
- en taakverdeling binnen VWS en daarbuiten. Je schakelt makkelijk tussen de verschillende eigen taken. Hierbij werk je zelfstandig, maar zoek je ook makkelijk de samenwerking op. Je bent benaderbaar, enthousiast en klantgericht. Ook heb je snel inzicht in de samenhang tussen eigen werkterreinen en werkprocessen. Bovendien weet je rust en overzicht te brengen in soms hectische omstandigheden.

Belangrijk om te weten
Vanwege de aard van de werkzaamheden is een B-veiligheidsonderzoek door de AIVD een essentieel onderdeel van de procedure. Zonder een positieve afronding hiervan kun je niet starten.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 10
- Maandsalaris Min €3.404 - Max. €5.389 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
**Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeel