Assistent Instituutsmanager Institute of Physics

Assistent Instituutsmanager Institute of Physics

**Faculteit/Dienst**:Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica**Opleidingsniveau**:HBO**Functie type**:Management & Bestuur**Sluitingsdatum**:1 december 2024**Vacaturenummer**:13500- Ben jij sterk in bedrijfsvoering en wil jij werken in een inspirerende omgeving met (internationale) wetenschappers en studenten? Voor het Instituut of Physics (IoP) van de Universiteit van Amsterdam zoeken wij een proactieve en organisatorisch sterke Assistent Instituutsmanager.**Dit is een unieke kans voor iemand die al enige ervaring heeft op het gebied van bedrijfsvoering, graag wil werken op operationeel en tactisch niveau, zich hierin verder wil ontwikkelen en die graag wil werken in een maatschappelijk relevante omgeving.**
- De missie van het Institute of Physics (IoP) is het uitvoeren van uitstekend onderzoek op een breed scala aan gebieden in zowel de experimentele als de theoretische natuurkunde, uiteenlopend van fundamenteel tot meer toegepast, het verzorgen van inspirerend onderwijs binnen de natuurkunde en aangrenzende opleidingen, het overdragen van onze kennis en enthousiasme aan de samenleving, zowel in de vorm van samenwerking met industriële partners als in termen van het vergroten van de belangstelling voor natuurkunde in het algemeen.- Het bedrijfsbureau van IoP ondersteunt de wetenschappers van het instituut op het gebied van personeelszaken, financieel beheer, ARBO-zaken, huisvesting, ICT en andere faciliteiten. Het bedrijfsbureau vormt tevens de verbinding naar de centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit. Het bedrijfsbureau van IoP wordt hiërarchisch aangestuurd door de Instituutsmanager en functioneel door de Assistent Instituutsmanager.- Als Assistent heb je een brede functie en speel je een centrale rol binnen het instituut. Je maakt een vertaalslag van het instituutsbeleid naar de uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering op financieel, personeel en facilitair gebied. Je geeft functioneel leiding aan drie managementassistenten van het Bedrijfsbureau. Samen met je team ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen het instituut. Je participeert in diverse faculteits
- en/of universiteit brede overleggen en projecten.- De Assistent Instituutsmanager assisteert de Instituutsmanager op operationeel en tactisch niveau bij een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering van het instituut. In deze functie fungeer je als spin in het web bij de dagelijkse bedrijfsvoering op het gebied van onderzoek en onderwijs. De focus ligt daarbij op personeelsbeheer, financieel beheer en contract beheer.**Dit ga je doen**
- Het takenpakket omvat onder meer:
- Het bieden van adequate ondersteuning op personeelsgebied, zoals werving & selectie, indiensttreding nieuwe medewerkers, de voorbereiding en uitwerking van benoemings
- en bevorderingsdossiers, het beheren van en opvolging geven aan actuele managementinformatie bijvoorbeeld over verzuim, vakantiedagen en beoordelingen;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt binnen het instituut voor de wetenschappelijke staf, promovendi en onderzoekers met betrekking tot personele zaken en (project)financiën;
- Beheer en actualisatie van personele informatie en -administratie en projectaanvragen van het instituut en de vertaalslag naar de begroting;
- Analyseren van interne procedures op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen en voorstellen doen voor mogelijke optimalisaties;

**Dit vragen we van jou**
- Je bezit het vermogen om daadkrachtig, oplossingsgericht en stressbestendig te zijn, Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden en bent doortastend in het oppakken van zaken. Je kunt je daarnaast goed verplaatsten in de positie en de behoefte van de wetenschappers die het bedrijfsbureau ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen en kan, naast een sterke planning
- en organisatiekunst, ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent goed in staat om samen te werken met collega’s zowel binnen als buiten het instituut.- Minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
- Een aantal jaren werkervaring op het gebied van personeelsbeheer en/of financieel beheer;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;
- Dienstverlenende, proactieve en representatieve instelling: een echte aanpakker;
- Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
- Resultaatgericht, proactief en een teamspeler;
- Stressbestendig en creatief in improviseren
- Integer en accuraat;
- Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

**Ons aanbod**
- We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32 - 38 uur per week voor één jaar. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Start liefst op zo kort mogelijke termijn.- Deze functie past binnen het func