Directiesecretaresse

**Wat ga je doen?**:
Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Directiesecretaresse

Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse voor de Directeur Projecten bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen
- en buitenland.

Wat ga je doen?

Met een goede kop koffie in de hand spreek je bij aanvang de werkdag door met je collega’s. Je opent je mail en kijkt welke afspraken er gepland staan, welke aandacht vereisen en waar je nog wat voor moet doen.

Tussendoor vang je bezoekers op voor de directeur en last but-not-least check je alvast voor de komende periode tijdige beschikbaarheid van de relevante stukken en voorbereidingen m.b.t. VIP-vervoer, tenue, aanmeldingen en faciliteiten. Voordat je het weet is de werkdag al weer voorbij en heb je bergen aan werk verzet.

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning aan de Directeur Projecten van Commando Materieel en IT (COMMIT) en de plaatsvervanger. Ook draag je zorg voor de afstemming en ben je verantwoordelijk voor aanvragen m.b.t. producten en diensten op facilitair gebied; zo ook qua evenementondersteuning voor de directie Projecten (bijv. een bijeenkomst organiseren).

Tot je taken behoren:

- Het beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda’s;
- Het organiseren en afstemmen van VIP-vervoer voor de directeur Projecten
- Het coördineren van de informatiestroom binnen de directie (in XPostWeb) als het verwerken en signaleren van urgente stukken;
- Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen
- en telefoonbestanden;
- Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
- Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties.
- Het prioriteren van inkomende documenten voor het stafberaad en/of de overige directie Projecten gerelateerde beraden;
- Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften / regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
- Het organiseren van lunches, diners, MT dagen, dienstreizen, bijeenkomsten, evenementen etc.

**Wie zoeken we**:
Wat vragen we?

Om deze functie goed uit te kunnen voeren, vragen wij mínimaal een afgeronde secretariële MBO-opleiding en/of aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, evenementen medewerker of soortgelijk. Ook werk je ordelijk, gestructureerd, stressbestendig, kritisch, zorgvuldig en integer.

Verder heb jij
- Het vermogen om goed te communiceren, te plannen en organiseren;
- Een zeer goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, Excel en PowerPoint);
- Kennis van management ondersteunende processen in het algemeen en documentaire informatie voorziening in het bijzonder;
- Kennis van administratieve en procedurele regelgeving en de toepassing daarvan;
- Durf om bestaande processen eventueel te optimaliseren;
- Een zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in zowel woord als schrift.

**Arbeidsvoorwaarden**:
**Salarisniveau** schaal 7
**Minimum salaris**: €2.900 bruto per maand
**Maximum salaris**: €4.000 bruto per maand
**Contractduur** Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
**Aantal uren per week** 38
**Plaats** Utrecht, Utrecht

**Overige arbeidsvoorwaarden**:
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

**De organisatie Ministerie van Defensie**:
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen
- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 61.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO)

**De afdeling Commando Materieel & IT (COMMIT)**:
Waar ga je werken?

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden drag