Executive Assistant

At Ayvens, progress starts with you.

Our ambitions to shape the future of sustainable mobility are powered by our talent. Join us, and get better with every move.

Make your move

Ayvens, het mobiliteitsmerk dat vanuit ALD Automotive en LeasePlan is ontstaan, is wereldwijd marktleider in het aanbieden van leasing, mobiliteitsadvies en ex-leaseauto's. Wij zijn er voor iedere leaser, zakelijk of privé, met voertuigen die variëren van (elektrische) auto tot e-bike. Zo maken we mobiliteit duurzamer, makkelijker en beter met elke kilometer. Ons doel? Jou flow geven met de mobiliteit van morgen.

Dat kunnen we niet alleen. Daarom zijn we op zoek naar collega's met dezelfde ambitie en energie. Mensen die verandering niet uit de weg gaan, maar er vol in meegaan. Bij Ayvens steken we energie in alles. Ook in jouw groei.

Voel jij je thuis in een dynamische en collegiale omgeving? En ben jij een stevige persoonlijkheid die graag op eigen kracht met oplossingen komt? Wij zoeken een Executive Assistant die ondersteuning biedt aan de leden van ons Management Team. In ons Office Management team is een plek voor je vrij.

Executive Assistant

Bij Ayvens in Nederland werken ruim 1000 collega's met veel passie en plezier. Ook bij het Office Management team. Je werkt samen met de andere Executive Assistants en Management Assistants. Je ondersteunt 1 tot 2 MT leden op senior level. Je bent de sparringpartner van jouw MT leden. Je werkt samen mét jouw MT lid, niet alleen voor.

Wat ga je doen?
Als Executive Assistant ondersteun je de verschillende MT-leden met jouw proactieve en effectieve (agenda)management. In jouw ondersteunende en organiserende rol ben jij voor de MT-leden een belangrijke spin in het web en breng je structuur aan. Jij ontzorgt je MT leden onder andere door jouw goede inschatting van prioriteiten en urgentie bij alle relevante zaken. Verder heb je oog voor detail. Je hebt een grote vrijheid in het beheren van de agenda's en je bent zelfstandig in het creëren van (creatieve) oplossingen.

Jouw focus ligt daarnaast op het notuleren van het wekelijkse MT en je bent tevens secretaris van de OR meetings. In dat kader vragen we je om in elk geval op woensdag én op vrijdag beschikbaar te zijn.

Je hebt een grote vrijheid in het zelfstandig ondernemen en het nemen van besluiten, ook in adhoc situaties. Je bent een kei in het managen van verwachtingen en geeft ook je grenzen aan.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

• Notuleren van MT en secretaris van OR

• Proactief oppakken van verzoeken per email en (uitzetten van) vervolgacties

• Plannen en organiseren van complexe bijeenkomsten (intern en extern)

• Oppakken en coördineren van verschillende projecten / events

• Verbeteringen doorvoeren in lopende processen

• Administratieve ondersteuning

• Beheren en aanpassen van statuten, bedrijfsdocumenten juridische verplichtingen.
   

Wie ben je nog meer?
Je bent een doortastende office professional die stressbestendig is, hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden.  Een sensitieve persoonlijkheid, integer en sociaal. Door je flexibele instelling kun je goed inspelen op dagelijkse wijzigingen en weet je overzicht te houden in een hectische omgeving. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. En humor helpt
 

Wat breng je mee?

• HBO werk/denkniveau

• Je hebt ruime relevante werkervaring als het gaat om ondersteuning van directie en/of managementleden

• Minimaal 3 jaar ervaring in een complexe werkomgeving

• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschrift)

• Kennis van Outlook, Microsoft Office en Sharepoint

• Representatief en in staat op diverse niveaus te communiceren

• Uitstekende omgang met alle lagen van de organisatie en een zeer goed gevoel voor verhoudingen

• Goed in plannen en organiseren, samenwerken, resultaatgericht, je hebt daadkracht en toont eigenaarschap

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen de €3.156,00 en €3.800,00 bruto obv 40 uur per week, afhankelijk van ervaring':

• 24-32 uur per week;

• Variabele beloning, pensioenregeling, smartphone, laptop, bijdrage aan sportabonnement, korting op e-bike;

• Werken bij werkgever met een grote ambitie op schone, veilige en slimme mobiliteit;

• Ambitieuze organisatie met uitdagende doelen waar we hard werken. We maken ook tijd voor plezier en vieren graag onze successen;

• Hybride werken;

• Werken bij Top Employer of the year;

• Positieve, enthousiaste werkomgeving en een markt die volop beweegt;

• Vrijheid voor initiatieven om samen Ayvens beter te maken.

Better with every Move

Wij zijn Ayvens. Wij zijn klaar voor de mobiliteit van morgen. Jij ook? Solliciteer nu. Heb je vragen? Bel of app dan met Madelein van Acker

Why Ayvens?  

With over 3.4 million vehicles managed across more than 42 countries, we provide full-service leasing, flexible subscription services, fleet management services and multi-mobility solutions to customers of all sizes, including large corporates, SMEs, professionals, and private individuals. By leveraging our unique position to lead the way to net zero and further shape the digital transformation of the industry, we are well-positioned to meet the evolving mobility needs of our clients and provide them with the solutions they need to thrive.

At Ayvens, we believe that our success is driven by our commitment to customer satisfaction. Our team is dedicated to delivering innovative solutions and technology-enabled services that help our customers focus on their everyday business. We're committed to sustainable mobility and have made it a core part of our strategy. In everything we do, we're guided by the principles of authenticity, curiosity, commitment and collaboration. We aim to foster an organisation that's diverse in people and ideas, where everyone can thrive and be themselves, no matter who they are.

Join us on this exciting journey as we continue to enable the transformation towards large scale adoption of sustainable mobility and provide our customers with the solutions they need to succeed. Follow our page for the latest updates, news, and insights.

*ALD Automotive | LeasePlan are rebranding to Ayvens across all 42 countries by 2025.