Office Manager

Company Description
Wie zijn wij?
Bij Publicis Groupe werken we rondom de wensen en behoeftes van onze klanten. We werken als één organisatie en onder één P&L, omdat we onze specialisaties met elkaar integreren. Zo kunnen we onze merken hun wensen en behoeftes vervullen op het gebied van creatie, media, technologie, data & productie. We werken samen in multidisciplinaire teams en onze klanten hebben toegang tot al onze talenten, expertises en tools, zowel op lokaal als internationaal niveau. Hierdoor bieden wij geïntegreerde creatieve marketing- en technologie oplossingen, waarbij kwaliteit, snelheid en kosten voor onze klanten voorop staan.

Overview
Over de functie
Als
Office Manager
ben je de ruggengraat van ons kantoor en zorg je ervoor dat collega's iedere dag in een fijne, efficiënte en professionele omgeving kunnen werken. Je rapporteert aan de Head of Office & Executive Support en combineert administratieve coördinatie, facilitaire ondersteuning en interne dienstverlening. Dankzij jou lopen onze dagelijkse activiteiten vlekkeloos.

Responsibilities
Wat ga je doen?
Office & Facility Management

• Je zorgt voor een goed georganiseerde, prettige en productieve werkomgeving.
• Je beheert kantoorvoorraden, apparatuur in samenwerking met IT, inventaris en onderhoudt contact met leveranciers.
• Je coördineert facilitaire zaken zoals schoonmaak, onderhoud en veiligheid op de werkvloer.
• Je verwerkt inkomende post, pakketten en algemene correspondentie in samenwerking met het receptie team.

Finance & Compliance

• Je ondersteunt bij het monitoren van het kantoorbudget en bewaakt kosten en facturen.
• Je zorgt dat we voldoen aan interne richtlijnen, health & safety-vereisten en contractafspraken met externe partijen.

Receptie & Communicatie

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners.
• Je handelt interne en externe vragen professioneel en vriendelijk af.
• Je draagt bij aan een warm en representatief visitekaartje van onze organisatie.
• Je begeleidt het receptie team.

Qualifications
Jouw profiel
Wat neem je mee?

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te managen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Office 365 en algemene kantoorsystemen.
• Een proactieve houding en talent voor zelfstandig oplossen van problemen.
• Een hospitality mindset.
• Ervaring in het aansturen of coördineren van leveranciers en budgetten.

Waarom jij bij ons wilt werken
Je komt terecht in een dynamische, professionele omgeving waar jouw bijdrage direct zichtbaar is. Je krijgt de ruimte om processen te verbeteren, verantwoordelijkheid te nemen en écht impact te maken op de dagelijkse kantoorbeleving.

Additional Information
Wat kun je van ons verwachten?

• Een team waarin jouw skills & talenten volledig benut. worden, en waarin je van ervaren teamgenoten ook weer veel bij leert;
• Een brede rol waarin je veel leert en veel. doorgroeimogelijkheden hebt.
• Diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Een goed salaris met prima secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Een supergezellig kantoor, waar je je hond mee mag nemen, met een prachtig terras en een eigen bar op de 6e verdieping;
• Lekkere lunches en borrels (Thirsty Thurdays én vrijmibo's);
• Het Work Your World Programma: de mogelijkheid om 6 weken per jaar elders ter wereld te werken;
• Korting op Classpass, een fietsplan en kledingreparatieservice;
• Een werkomgeving waar iedereen zich gehoord, gewaardeerd en gerespecteerd voelt.

Ben je na het lezen enthousiast geworden? Stuur ons dan nu jouw sollicitatie en CV en wie weet schuif je binnenkort bij ons aan op de Wilgenweg in Amsterdam. We kijken er naar uit om kennis te maken