Recordmanager / (Digitaal) Informatiebeheerder (werving via bureau Luider)

Als Recordmanager combineer je vakkennis met positieve energie: je brengt structuur, humor en werkplezier in een vakgebied dat volop in beweging is. Samen met je team bouw je aan toekomstbestendig informatiebeheer waarin kwaliteit, digitalisering en samenwerking centraal staan.

Over de functie

Als Recordmanager binnen Team Informatiebeheer geef je met jouw ervaring, visie en verbindend vermogen richting aan de verdere professionalisering van informatiebeheer binnen de gemeente Nieuwegein. Je bent het kompas van het team: je kent de koers, overziet processen en weet wat er wanneer en voor wie geleverd moet worden.

Je rapporteert rechtstreeks aan de teamleider Facilitair en Informatiebeheer en werkt nauw samen met collega's aan de ontwikkeling van het team en de verdere verbetering van de interne dienstverlening.

Operationeel leiderschap

Je geeft operationeel leiding aan het team en creëert een prettige, professionele werksfeer waarin collega's hun werk met plezier én kwaliteit kunnen doen. Daarbij bewaak je de voortgang, verdeel je taken en stuur je bij waar nodig – altijd met oog voor de mens achter het proces. Met jouw coachende stijl weet je rust, richting en energie te brengen.

Kwaliteit en vernieuwing

Je bent de drijvende kracht achter efficiënt en toekomstbestendig documentbeheer. Je onderhoudt bestaande werkwijzen, maar werkt ook actief aan vernieuwing. Je signaleert risico's en kansen, vertaalt deze naar concrete verbeteringen en zorgt dat beleid en werkvoorschriften goed zijn vastgelegd in de IB-Gids.

Zo help je de organisatie een volgende stap te zetten in digitalisering, informatiekwaliteit en bewustwording – met oog voor zowel techniek als mens.

Samenwerking en advies

Samen met collega's verzamel je wensen rondom het gebruik van applicaties en functionaliteiten, vertaal je deze naar slimme oplossingen en adviseer je over het omgaan met informatie en systemen. Je werkt nauw samen met kwaliteitsmedewerkers, applicatiebeheerders en andere afdelingen, en weet samenwerking om te zetten in zichtbare resultaten. Met jouw heldere communicatie, overzicht en betrokkenheid ben je een stabiele factor in een vakgebied dat continu in beweging is.

Taken en verantwoordelijkheden

Naast jouw rol als coachend en richtinggevend leider ben je inhoudelijk verantwoordelijk voor het ontwikkelen, uitvoeren en verbeteren van het recordmanagement binnen de organisatie. Als recordmanager zorg je voor de verbinding tussen strategisch beleid en de operationele uitvoering. Dat betekent onder andere dat je:

• werkzaamheden uitvoert rond de selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens;
• bijdraagt aan het beheer en de inrichting van digitale gegevens;
• toeziet op het juiste en consequente gebruik van systemen;
• kwaliteitscontroles uitvoert op registraties van afdelingen;
• meedenkt over zaakgericht werken en de duurzame toegankelijkheid van archieven.
• verantwoordelijk bent voor de toepassing en uitdraging van Nieuwegeinse kaders, normen en bewaarbeleid;
• controles uitvoert en toeziet op de naleving van wettelijke verplichtingen, zoals de Archiefwet, Wet open overheid (Woo), BIO en AVG;
• de kwaliteit van informatieprocessen en metadata bewaakt;
• zorgt voor rapportages en voortgangsbewaking volgens de PDCA-cyclus.
• een actieve rol speelt in de ontwikkeling van beleid en plannen voor informatie- en datamanagement;
• bijdraagt aan procesverbeteringen en de verdere professionalisering van informatiebeheer;
• richting geeft aan nog niet volledig uitgewerkte plannen binnen het vakgebied.
• praktische adviezen geeft aan afdelingen en collega's over de omgang met informatie en systemen;
• fungeert als vraagbaak op het gebied van informatiebeheer en archivering;
• collega's begeleidt bij complexe vraagstukken en knopen doorhakt bij onduidelijkheden;
• een nauwe samenwerking onderhoudt met de Adviseur Informatiebeheer.
• bijdraagt aan de bewustwording rondom informatiebeheer;
• een cultuur stimuleert waarin zorgvuldig omgaan met informatie vanzelfsprekend is.

Over de organisatie

Bij de gemeente Nieuwegein werken zo'n 650 medewerkers aan een toekomstbestendige, levendige en bedrijvige stad. Het moderne en lichte stadshuis bevindt zich midden in het bruisende centrum van Nieuwegein – een fijne, goed bereikbare werkplek.

De organisatie kenmerkt zich als informeel en ambitieus. De lijnen zijn kort en er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en eigen initiatief.

De afdeling Support

De afdeling Support maakt onderdeel uit van de bedrijfsvoering binnen de gemeente Nieuwegein en bestaat uit circa 69 medewerkers, verdeeld over vier teams: Interne Dienstverlening, Regie & Advies, Vastgoed en Beheer & Uitvoering. De afdeling ondersteunt de organisatie bij haar maatschappelijke opgaven door hoogwaardige interne dienstverlening te bieden.

Team Informatiebeheer

Als Recordmanager maak je deel uit van Team Informatiebeheer (7 collega's) binnen het team Interne Dienstverlening. Dit team beheert informatiestromen die de gemeente en haar inwoners raken – van post, e-mails en vergunningen tot bouwtekeningen en digitale dossiers. Samen zorgen ze ervoor dat informatie goed wordt vastgelegd, bewaard, toegankelijk gemaakt en voldoet aan wet- en regelgeving.

De wereld om ons heen digitaliseert snel, en als Recordmanager help jij de organisatie om daarin de volgende stap te zetten.

Wat wij vragen

Als Recordmanager beheers je het vak en vind je het leuk om anderen daarin mee te nemen. Je denkt vooruit, verbindt en draagt actief bij aan toekomstbestendig informatiebeheer – met kennis, humor en werkplezier.

• Je hebt een hbo-opleiding in informatiemanagement (of vergelijkbaar);
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring binnen het vakgebied informatiebeheer;
• Je weet besluiten te nemen, prioriteiten te stellen en teams te begeleiden met een coachende stijl;
• Je hebt ruime ervaring met digitale systemen, waaronder Microsoft Dynamics, RX.Mission, Office 365, Teams en Excel, en je begrijpt de logica van CRM-systemen;
• Je denkt conceptueel en analytisch, hebt oog voor procesverbetering en vertaalt theorie naar praktijk;
• Je durft grenzen te stellen, neemt verantwoordelijkheid en vindt heldere oplossingen voor complexe vraagstukken;
• Je communiceert duidelijk, verbindt belangen en weet mensen mee te nemen in verandering;
• Je hebt kennis van gemeentelijke werkprocessen, metadata en relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, AVG en Woo.

Wat wij bieden

Je werkt in een veelzijdige stad met een rijke historie en een toekomstgerichte blik. De organisatie staat open voor jouw ideeën en de lijnen zijn kort.

• Een salaris van minimaal € 3.742,- en maximaal € 5.519,- bruto per maand (36 uur, schaal 10, cao Gemeenten);
•  Een contract voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris, dat je naar eigen wens kunt inzetten.

Meer informatie

Bureau Luider verzorgt de werving en selectie voor deze vacature. Een diplomascreening en het inwinnen van referenties maken (in een later stadium) deel uit van de procedure. Voorwaarde voor aanname is verder het kunnen verkrijgen van een geldige Verklaring Omtrent Gedrag.

Solliciteren kan bij Bureau Luider via de link: 

Uiteraard kun je ook eerst vrijblijvend de aansluiting verkennen met Vanessa Casimir via Als je solliciteert, dan zien we je reactie – voorzien van motivatiebrief en cv – graag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 30 november tegemoet. Streven is om de procedure, na het gesprek met Bureau Luider, met twee gespreksrondes waarin je je toekomstige collega's en leidinggevende ontmoet, af te ronden.

---