Office Manager

Vacature: Office Manager WIDZ

De ruggengraat van onze missie

WIDZ: Ondernemen met impact

WIDZ is een ambitieus, modern en groeiend trainingsbureau met een duidelijk doel: de zorgsector fundamenteel veiliger maken. Ons team bestaat uit zeer kundige en gedreven weerbaarheidstrainers. Wij bieden tools aan zorgprofessionals om met zelfvertrouwen, kalmte en effectiviteit om te gaan met stress en agressie. We opereren landelijk met een unieke, bewezen methodiek (RAMPO) en hebben de ambitie om onze impact te verbreden door o.a. efficiënte en digitale (interne) processen.

Om onze impact te kunnen maken, hebben we jou nodig Wij zoeken een Office Manager die niet alleen beheert, maar die bouwt, digitaliseert en de moderne, gestroomlijnde structuur neerzet die onze snelle groei mogelijk maakt. Ben jij de georganiseerde, proactieve en mensgerichte spil die een digitale mindset combineert met een ondernemende geest? Dan zijn wij op zoek naar jou

Jouw rol

Als Office Manager ben jij de cruciale schakel tussen de directie, het team van trainers en onze opdrachtgevers. Je zorgt ervoor dat elk trainingstraject vlekkeloos en gestructureerd verloopt, van de offerte tot de factuur. Je hoeft het niet alleen te doen: Je werkt samen met onze Interim Directeur Bedrijfsvoering die het aankomend jaar nog aan boord is. Dit zorgt voor een vliegende start en continuïteit bij het optimaliseren van onze processen.

Verantwoordelijkheden:

1. Procesoptimalisatie en administratie

• Procesoptimalisatie: Je bent verantwoordelijk voor het opzetten, documenteren en uitvoeren van gestroomlijnde interne werkprocessen.
• Data en documentbeheer: Je zorgt voor een heldere en toegankelijke digitale en fysieke administratie.
• Financiële flow: Je stelt offertes op, verzorgt de volledige facturatie en neemt het debiteurenbeheer en de urenregistratie van het team voor je rekening.

2. Logistieke planning en coördinatie

• Training planning: Je coördineert alle trainingen en coachingstrajecten, maakt de roosters en bent het aanspreekpunt voor de klant over de planning.
• Reis en logistiek: Je plant overnachtingen in en zorgt voor de autoplanning. Je zorgt dat de trainers precies weten waar ze moeten zijn en over welke cruciale informatie ze moeten beschikken.
• Materiaalbeheer: Je beheert en verzorgt de actuele trainingsmaterialen voor de uitvoerende trainers.

3. Team- en klantcontact

• Eerste gezicht: Je verzorgt de afhandeling van inkomende telefoongesprekken en e-mails op een professionele, snelle en vriendelijke manier.
• HR-ondersteuning: Je ondersteunt de directie met HR-zaken, zoals het opstellen van contracten en het bijhouden van de personeelsuren.

Wie ben jij?

Jij bent een gestructureerde duizendpoot die niet bang is voor een uitdaging en tegelijkertijd een warme, toegankelijke persoonlijkheid heeft. Heb je nog geen ervaring? Geen probleem, dan leren we jou het vak

Eigenschappen:

• Snelheid: Je bent razendsnel in het oppakken van nieuwe systemen en software. Je vindt een weg in elke digitale omgeving.
• AI-mindset: Je bent niet alleen goed met computers, maar je hebt een sterke affiniteit met de inzet van AI en digitale tools om efficiëntie te vergroten.
• Organisatorisch: Je bent gestructureerd, punctueel en hebt een groot talent voor organiseren en overzicht houden.
• Sociaal en persoonlijk: Je bent uitstekend in (klant)contact; warm, persoonlijk en sociaal vaardig. Je bouwt makkelijk relaties op met zowel trainers als opdrachtgevers.
• Ondernemende geest: Je bent niet bang om jouw mening te geven over hoe processen beter kunnen. Je bent proactief en leergierig.
• Affiniteit met de zorg: Je begrijpt het maatschappelijke belang van onze missie en hebt affiniteit met de dynamiek van de zorgsector.
• Zelfstandig: Je haalt plezier uit het zelfstandig verrichten van je werkzaamheden.
• Communicatief: Je communiceert helder, snel en foutloos, zowel in woord als schrift.
• Flexibiliteit en groei: Je kunt omgaan met de dynamiek en de snelle groei van onze organisatie.

Wat bieden wij jou?

Bij WIDZ stap je in een ondernemende en ondersteunende omgeving waar jouw structuur de basis is voor onze impact.

• Arbeidsvoorwaarden: Een bruto maandsalaris van tussen de €2.700,- en €4.000,- (o.b.v. een fulltime dienstverband, excl. 8% vakantiegeld). Indeling o.b.v. kennis en ervaring.
• Moderne werkomgeving: Je werkt primair vanuit huis en bent af en toe op locatie voor teamdagen of overleg. Dit biedt maximale autonomie én efficiëntie.
• Perfecte werk-privé balans: Het betreft een parttime functie. Het aantal uren en werkdagen beslissen we graag samen. Wij geven de voorkeur aan 4 tot 5 dagen in de week, in blokken van halve dagen.
• We doen het samen: Je krijgt ondersteuning van een Interim Directeur Bedrijfsvoering om je wegwijs te maken in onze toekomstdromen en lopende projecten en processen.
• Grote impact: Je krijgt de unieke kans om direct invloed uit te oefenen op de interne structuur van een groeiend bedrijf.
• Flexibiliteit: Volop ruimte voor eigen inbreng, initiatief en professionele ontwikkeling.
• Cultuur: Een enthousiast team dat successen samen viert en wordt gekenmerkt door professionaliteit en humor.

Klaar voor de volgende stap?

Ben jij de Office Manager die onze groei wil organiseren en structureren? Wil je jouw talent inzetten voor een missie die de zorgsector veiliger maakt?

Wacht niet langer Sollicitaties worden direct in behandeling genomen en de vacature sluit bij voldoende aanmeldingen. Stuur jouw CV en motivatie naar:

Sollicitatiegesprekken vinden plaats op vrijdag 19 december

Heb je vragen? Bel ons dan op:

Wie weet verwelkomen we jou snel in ons gedreven team

Soort dienstverband: Parttime

Salaris: €2.700,00 - €4.000,00 per maand

Verwacht aantal uur: 16 – 30 per week

Arbeidsvoorwaarden:

• Flexibele werkuren
• Werk vanuit huis

Werklocatie: Thuiswerken