Management Ondersteuner

Wie zijn wij?

is een netwerkorganisatie die het grote verhaal van de podiumkunsten (muziek, theater en dans) in Nederland wil vertellen. Dat doen we door digitale archieven en collecties van podiumkunstinstellingen aan elkaar te koppelen. Zo legt de basis voor een digitale infrastructuur om deze archieven en collecties digitaal tot leven te brengen, met elkaar te verbinden en nieuwe vormen van gebruik te faciliteren.

Het kernteam van bestaat uit een netwerkcoördinator, coördinatoren voor de domeinen theater en muziek en een programmamanager. Zij worden ondersteund door de coördinator archiveren, coördinator digitale infrastructuur, projectcoördinator, medewerker communicatie, junior communicatiemedewerker en een controller. Het kernteam legt verantwoording af aan de directieraad van het consortium Het Nederlands Instituut voor Beeld & Geluid is penvoerder namens de consortiumpartners.

Wat doen wij?

haakt aan bij al bestaande initiatieven en digitale verbindingen van en voor podiumkunst-, erfgoed- en culturele instellingen. Door de schatkamers van de podiumkunsten te verbinden en open te stellen blijven de beelden, verhalen en klanken uit het verleden beschikbaar. Ook is het een inspiratiebron voor alles wat nog gecreëerd en gepresenteerd gaat worden door (podium)kunstenaars in Nederland.

Wie zoeken wij?

De management ondersteuner fungeert binnen als direct aanspreekpunt voor de programmamanager en coördinatoren van Hij/zij/hen ondersteunt deze collega's op het vlak van administratieve werkzaamheden en (gedeeltelijke) productie-assistentie.

Als managementondersteuner bied je secretariële ondersteuning aan het kernteam van Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten en behoudt de regie over je eigen agenda en die van de collega's die je ondersteunt. Je beheert nauwkeurig en complexe agenda's en e-mailverkeer.

Daarnaast organiseer je vergaderingen en plan je afspraken. Je hebt veel extern contact, bijvoorbeeld met collega's van podiumkunstorganisaties, secretariaten van de consortiumpartners en collega's die in de Adviesraad, kennisgroepen en werkgroepen participeren.

Ook ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden en archiveren van vergaderstukken en verslaglegging van vergaderingen.

Als lid van het kernteam zorg je er samen met je collega's voor dat het werk wordt gedaan.

• Je organiseert vergaderingen (verzending uitnodigingen, agendabeheer, reservering vergaderruimte, facilitaire voorzieningen e.d.), completeert vergaderstukken, formuleert besluitenlijsten en bewaakt de voortgang en de afdoening van de gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Je treedt met betrekking tot de organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten op als aanspreekpunt voor genodigden ten aanzien van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
• Je beheert de agenda van het kernteam waarvoor je werkt en verstrekt informatie aan in- en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid, maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in;
• Je beheert de planning en het versiebeheer van strategische documenten (memo's, jaarplannen en verantwoordingen) en de projecten-, trajecten- en evenementen-overzichten en actualiseert deze;
• Je zorgt dat de juiste (digitale) vergaderstukken beschikbaar zijn tijdens de diverse overleggen;
• Ervaring met CRM systemen en het beheer ervan;
• Je notuleert diverse overleggen en hebt kennis van AI tools ter ondersteuning hiervoor;
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en organisatie van netwerkevenementen, zowel online als op locatie.

Wie ben jij?

• Enthousiasmerend, nieuwsgierig, creatief en pragmatisch/probleemoplossend;
• Je bent bekend met alle lopende projecten, trajecten en evenementen;
• Organisatorisch en administratief sterk en proactief;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• Liefde voor en affiniteit met de wereld van de podiumkunsten is een pré;
• Bereidheid om praktische, hands on kennis over good practices binnen archiveren op te doen;
• HBO-niveau of hoger.

Wat bieden wij?

• Spannende en vooral leuke opdrachten bij een organisatie in opbouw
• Onderdeel zijn van een bevlogen groep mensen, die allemaal een warm hart hebben voor archieven van kunstenaars en makers
• Toegang tot een netwerk van archief-, erfgoed- en podiumkunst professionals

De aanstelling is in eerste instantie voor 1 jaar, 8 uur per week, via een dienstverband of overeenkomst van opdracht. Daarna wordt eventueel verlengd met een dienstverband bij één van onze consortiumpartners.

Voor de waardering van de functie hanteren we als richtlijn CAO Theater (schaal IV, minimum € 2647,- en maximum € 3105,- op basis van 40 uur). Definitieve inschaling vindt plaats op basis van relevante werkervaring.

Interesse?

Heb je belangstelling voor de functie? Solliciteer dan uiterlijk 18 november door middel van een bondige motivatie en cv (in pdf), gericht aan Monique in het Veld (), Programmamanager Wil je meer weten over deze vacature, dan kun je haar een e-mail sturen. En kijk vooral ook op .

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal (onder voorbehoud) plaatsvinden in Hilversum, op 4 december.

NB onderschrijft de Code Diversiteit & Inclusie en wil als organisatie zoveel mogelijk een afspiegeling van de maatschappij zijn. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een kandidaat die de diversiteit binnen het team versterkt.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Soort dienstverband: Parttime

Werklocatie: Hybride werken in 1217 Hilversum