Managementassistent

Regel, verbind en ontzorg als managementassistent bij de gemeente Utrecht

Utrecht heeft jou nodig Krijg je energie van het inplannen van complexe afspraken en andere uitdagende administratieve werkzaamheden? Solliciteer dan direct op deze functie van Managementassistent

Dit is je werk
Als managementassistent ben jij het visitekaartje van de afdeling en vorm je de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Je bent samen met je collega's verantwoordelijk voor verschillende secretariële, administratieve en ondersteunende taken. Jij bent op de hoogte van wat er allemaal speelt op de afdeling. Diverse ballen in de lucht houden? Daar draai jij je hand niet voor om. Dit zijn jouw belangrijkste werkzaamheden

• Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de manager en het bijbehorende team, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten en de opvolging bewaken).
• Bij afwezigheid van onze administratief ondersteuner neem je als achtervang haar taken over, denk hierbij aan het beheer van de gezamenlijke mailbox.
• Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers.
• Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen).
• Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten.
• Samen met je collega's zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent.
• Ondersteuning bij het financiële proces in MUIS/SAP.

Je krijgt de kans om, als daar ruimte voor is, mee te werken aan leuke projecten of extra taken op te pakken binnen het team. Jouw voornaamste focus is echter ondersteuning van de manager.

Dit is je werkplek
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek in het team Officemanagement van OOV. Dit team bestaat uit vijf medewerkers, waaronder een coördinator, die naast de functionele aansturing van het team verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de directeur Veiligheid. De managementassistenten zijn belast met de ondersteuning van vier clustermanagers.

De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 1580 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. We hebben twee hoofddoelen het verminderen van de criminaliteit, de onveiligheidsgevoelens bij burgers en het voorkomen en bestrijden van incidenten, ordeverstoringen en crises. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina (https ).

Lees hier (https ) meer over onze organisatie.

Dit is jouw inbreng
Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij een beschikt over een servicegerichte instelling en een gevoel voor verhoudingen en kwaliteit. Je bent nieuwsgierig en neemt initiatief om iets op te pakken of te vragen. Met je zelfstandige en proactieve instelling ben je een onmisbare ondersteuning voor het team. Je kunt snel schakelen, denkt mee, hebt overzicht op je werk en weet goed de urgentie in te schatten van zaken. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.

Verder vinden wij het belangrijk dat onze nieuwe collega

• Beschikt over MBO-4 werk- en denkniveau en je hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd.
• Ervaring meebrengt als assistent (of een vergelijkbare functie) in een (zeer) dynamische omgeving;
• Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen. Kennis van iBabs is een pre;
• Enthousiast is en zin heeft om bij ons te beginnen

Dit bieden we je
Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in  een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in  voor de ruim inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod

• Een 32 of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3171,- en € 4464,- basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere meerdere kolfruimtes en een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken. In het team is de afspraak dat iedereen één thuiswerkdag per week krijgt en de rest van de dagen op het Stadskantoor aanwezig is.
• Bekijk hier (https ) een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze (https ) pagina.

Dit is handig om te weten
Enthousiast geworden om aan de slag te gaan als managementassistent voor OOV bij de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op donderdag 27 december.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Megan de Vries, Coördinator Officemanagement OOV, te bereiken via telnr

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Heb je iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.

Voor deze functie geldt een verhoogd risicoprofiel, wat betekent dat wij extra waarde hechten aan de integriteit van onze medewerkers. Daarom krijg je voorafgaand aan de indiensttreding een aanvullende screening en dien je een geldige VOG te overleggen. De screening is een voorwaarde voor de indiensttreding bij gemeente Utrecht. Dit betekent dat je zonder positieve afronding van de screening en/of zonder geldige VOG niet kunt starten.

Acquisitie
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier (https ) om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.