Managementassistent/projectondersteuner

Wij zoeken een enthousiaste managementassistent/projectondersteuner voor een tijdelijke opdracht van 6 maanden bij de gemeente Gouda.

Functieomschrijving

• Ondersteunen van afdelingshoofden en teamleiders op proactieve wijze, inclusief het bewaken van planning en prioriteiten.
• Plannen van bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
• Beheren van complexe agenda's van afdelingshoofden, collegeleden en teamleiders.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mails.
• Notuleren van het wekelijkse MT-overleg en incidenteel andere overleggen.
• Coördineren van acties, besluiten en evaluaties binnen het projectportfolio-overleg (PPO).
• Voorbereiden en afstemmen van producten zoals agenda's, actielijsten en adviesstukken.
• Opbouwen en beheren van het projectportfolio-overzicht.
• Ondersteunen van het project Versterken Projectmanagement binnen het programma Grip op Goudse projecten.

In de praktijk
Als managementassistent/projectondersteuner werk je binnen het team managementondersteuners van zes enthousiaste medewerkers. Dit team valt momenteel onder de afdeling Bestuur- en Managementondersteuning (BMO) en zal op termijn verplaatst worden naar de afdeling Facilitaire Zaken. Je ondersteunt afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers en werkt nauw samen met collega's om de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen. Daarnaast word je ingezet als projectondersteuner voor het projectportfolio-overleg (PPO) binnen het programma Grip op Goudse projecten. Hier werk je samen met een vaste collega aan de ontwikkeling van portfoliomanagement en ondersteun je het MT en de directeur van het ruimtelijk domein. Het team kenmerkt zich door een open en collegiale sfeer, waarin betrokken professionals samenwerken aan structuur, kwaliteit en continu leren.

Functie eisen

• Je hebt een MBO niveau 4 diploma in een relevante studierichting, zoals managementassistent of officemanager.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente; ervaring in het ruimtelijk domein is een pre.
• Je bent bekend met bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Je hebt ervaring met projectondersteuning of portfoliomanagement (pré).
• Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden.
• Je hebt analytisch vermogen om informatie snel te doorgronden en overzicht te creëren.
• Je bent handig met Office 365 (Word, Excel, SharePoint, Teams).
• Je bent gestructureerd, communicatief sterk en denkt graag mee over verbeteringen.
• Je bent een teamplayer met een proactieve houding en sterk organiserend vermogen.

Aanbod

• Uitstekend startsalaris conform CAO Gemeenten. Daarnaast bieden wij:
• 25 vakantiedagen per jaar naar rato.
• Vakantietoeslag.
• Eindejaarsuitkering.
• Reiskostenvergoeding (€0,23 per gereden kilometer of volledige OV-vergoeding).
• Diverse opleidingsmogelijkheden.
• Deelname aan uitjes en bijeenkomsten.
• Goede persoonlijke begeleiding door de interne organisatie van B&P Professionals.