Managementondersteuner

Houd jij altijd het overzicht en zorg je ervoor dat de werkweek van onze MT-leden op onze locatie in Utrecht soepel verloopt? Kun jij snel schakelen in een dynamische, bestuurlijke en soms hectische omgeving? Dan is deze vacature iets voor joubr / br / strongWat ga je doen? /strongbr / Van tijdelijke ondersteuning naar een vaste kracht in het team: we zijn op zoek naar een managementondersteuner die zich voor langere tijd aan onze organisatie wil verbinden. Samen bouwen we verder aan een sterk en professioneel team waarin jij een belangrijke rol speelt.br / br / Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de werkzaamheden van onze MT-leden efficiënt, zorgvuldig en soepel verlopen, ook in hectische periodes. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet wat er nodig is. Daarmee ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie en een professioneel eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.br / br / Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Dat betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief meedenkt over hoe het beter kan. Zie jij kansen om een werkproces slimmer, efficiënter of uniformer te maken? Dan krijg je de ruimte om dit aan te kaarten en met verbeteringen te komen. Zo draag je direct bij aan de professionalisering van het team én de organisatie.br / br / Jouw werkzaamheden zijn onder andere: ul liBeheren van complexe agenda’s: prioriteiten stellen en overleggen coördineren met interne en externe gesprekspartners, inclusief hoogambtelijke en politieke contacten. Voorbereiden, organiseren en afronden van overleggen, inclusief vergaderruimtes, catering en eventuele hotelovernachtingen. /li liPlannen en organiseren van evenementen, zelfstandig of samen met de programmaondersteuner. /li liOpvragen, beheren en tijdig gereedzetten van stukken voor besluitvorming. /li liOpstellen en verzamelen van documenten, opvolgen van acties en besluiten en signaleren van knelpunten. /li liAfhandelen en doorgeleiden van binnenkomende communicatie en ontvangen van bezoekers. /li liOndersteunen van het MT-lid en team bij personele zaken en bijzondere momenten, zoals de komst, het vertrek en jubilea van collega’s. /li liWaar nodig notuleer je overleggen en leg je acties en besluiten vast. /li /ul br / strongWat zegt jouw toekomstige collega? /strongbr / em“Werken bij IPO en BIJ12 is leuk. Wat mijn werk uitdagend maakt, is de dynamiek: de ene keer schakel ik met verschillende provincies om afspraken te plannen, de andere keer stem ik af met het ministerie van LVVN. Daarnaast is het een organisatie in ontwikkeling, dus je kunt actief meedenken over processen en verbeteringen. Je krijgt veel ruimte voor zelfstandigheid en vakmanschap. Samen bouwen we aan een sterk team van managementondersteuners, waarin we elkaar helpen, versterken en van elkaar leren.” /em
- Jacqueline – managementondersteunerbr / br / strongWat kun je van ons verwachten? /strong ul liEen dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. /li liEen salaris van minimaal € 3.044,75 en maximaal € 4.274,72 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 8 a strongIPO – cao provincies /strong /a) op basis van 36 uur per week. /li liNaast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,
- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar. /li liVolledige eersteklas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer. /li liEen moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station. /li li€ 6.000 persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid per 5 jaar. /li liEen ABP-pensioen. /li liEen eigen laptop en mobiele telefoonregeling. /li /ul br / strongWat breng jij mee? /strongbr / Je bent iemand die betrouwbaar en integer is. Je behoudt altijd het overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Sociale verhoudingen voel je goed aan. Je denkt vooruit, anticipeert op de behoeften van het management en signaleert tijdig knelpunten met werkbare oplossingen. Vanuit jouw expertise ben je een volwaardige gesprekspartner voor de MT-leden. Je communiceert helder, diplomatiek en professioneel. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend. Tot slot ga je moeiteloos om met nieuwe IT-systemen of aanpassingen in bestaande systemen.br / br / Verder heb je: ul liMinimaal 3 jaar ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving. /li liEen afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4. /li liUitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) en ervaring met iBabs. /li liUitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling a