managementassistent DIA(487305)

Vacature kenmerken

Lees de volgende functieomschrijving zorgvuldig door om er zeker van te zijn dat u de geschikte kandidaat bent voor deze rol voordat u solliciteert.

Standplaats Den Haag
Contractduur 2 jaar
Uren per week 38 - 38
Maandsalaris €3.169,00 - €4.179,00
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06
Niveau MBO 4
Vakgebied Administratief / secretarieel
Vacaturenummer 82775
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep Burger

Dit ga je doen

Wij zoeken een representatieve managementassistente met affiniteit voor de Defensie en gevoel voor verhoudingen. Je bent bereid te leren, je flexibel op te stellen en stemt je werk af met je directe collega’s. Je bent precies en krijgt de zaken voor elkaar. Bovendien is een moderne, digitale werkomgeving jou niet vreemd: je kunt omgaan met digitale samenwerkingsruimtes en archieven en vindt het leuk om mee te denken hoe de samenwerking modern en handig kan worden vormgegeven. Tot slot kun/leer je werken met gevoelige informatie en stel je je integer op. Veilig werken is een speerpunt van Defensie

Je werkzaamheden zijn divers en afwisselend. Op een dag doe je bijvoorbeeld het volgende:
• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen. Je zorgt voor het reserveren van zaalruimte, catering en meldt bezoekers aan.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren. Hiervoor heb je contact met het reisbureau, doe je vervoersaanvragen, regel je vluchten en boek je hotels.
• Je maakt vergaderbundels voor de ambtelijke en politieke leiding, ter voorbereiding op debatten in de Tweede Kamer, werkbezoeken of vergaderingen (intern bijvoorbeeld de Bestuursraad en extern bijvoorbeeld de Ministerraad).
• Je houdt de agenda bij van de directeuren en attendeert de directeuren op het nakomen van afspraken. Daarbij hoort ook het aanmelden en ontvangen van (buitenlandse) bezoekers.
• Je behandelt de ingekomen en uitgaande (vertrouwelijke) post. Je geleidt het door ter registratie en je onderhoudt contact met de medewerkers van het archief.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken en verwijst/verbindt zo nodig door.
• Je coördineert de bestellingen van kantoorartikelen.
• Je houdt een aan- en afwezigheidsoverzicht bij.
• Tot slot ben je aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ondersteunt hen, indien nodig, met het afhandelen van administratieve, organisatorische en logistieke zaken.

Dit vragen wij

• MBO-4 opleiding (diploma behaald), aangevuld met een secretariële opleiding.
• Je hebt bij voorkeur recente werkervaring in een functie als managementassistent.
• Voldoendebeheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint;
• Voldoendebeheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor de interne bedrijfsvoering, zoals de applicaties sharepoint en iBabs;
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures;
• Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van overheden;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en voldoende beheersing van de Engelse taal in woord.

Competenties
• Klantgericht;
• Teamplayer;
• Plannen en organiseren;
• Initiatief
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen;
• Flexibel;
• Stressbestendig.

Dit krijg je

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06
Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.
Maandsalaris €3.169,00 - €4.179,00
Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Contractduur 2 jaar
Minimaal aantal uren per week 38
Maximaal aantal uren per week 38

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reiz