Secretaresse Energietransitie

Ben jij een afdelingssecretaresse, die in een dynamische omgeving rust weet te creëren, enthousiast wordt van complexe agenda's en klaarstaat voor de collega’s? Dan zoeken wij jou

In deze functie ben je de secretariële spil voor de verschillende adviesgroepen van de businesslijn Energie en Ondergrond. Jouw focus is de adviesgroep Energietransitie en Duurzaamheid. Deze groep houdt zich bezig met projecten op het gebied van energiebesparing, duurzame energieopwekking, de warmtetransitie en het energieneutraal maken van bedrijven en gebieden. Samen met je secretariële collega’s ondersteun je ongeveer 20 medewerkers in onze businesslijn, waarvan een adviesgroepmanager, een teammanager, projectleiders en adviseurs.

Als secretaresse beheer je op een pro-actieve en effectieve wijze de agenda van de adviesgroepmanager en teammanager. Je maakt afspraken, weet hierin te prioriteren en onderhoudt hierbij in- en externe contacten. Je verricht administratieve werkzaamheden in onze projecten, zoals het opstellen van facturen, redigeren van offertes en andere projectdocumenten, verzamelen van benodigde gegevens en coördineren van administratieve procedures. Daarnaast plan en organiseer je teamoverleggen/-uitjes.

• Werken in een dynamische omgeving, waarbij je veel verschillende ballen tegelijk in de lucht weet te houden;
• Puzzelen met afspraken, zodat de overvolle agenda’s van managers toch werkbaar blijven;
• Zorgen voor rust in alle hectiek;
• Collega’s helpen;
• Bijdragen aan een goede sfeer in het team.

Uiteraard werk je veel samen met de managers waarvoor jij het agendabeheer verricht. Daarnaast is er veel contact met de medewerkers en secretaresses binnen de businesslijn. Elk kwartaal is een live samenwerkdag met de secretaresses van de businesslijn, waarbij iedereen vanuit de verschillende vestiging samenkomt.

Behalve alle contacten intern zal je voor de ondersteuning en het agendabeheer van de managers ook regelmatig contacten hebben met externe partijen.

• Je hebt werkervaring als secretaresse;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Je kunt zelfstandig werken, toont initiatief en bent assertief;
• Je bent integer en weet goed met gevoelige en vertrouwelijke informatie om te gaan;
• Je kan goed werken met de verschillende Office365 applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, OneDrive);
• Je bent 3 dagen (24 uur per week) beschikbaar.