Managementassistent

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom 

Onze Directie, Verkeer en Openbare Ruimte, staat voor de bereikbaarheid, de veiligheid, de inrichting en de kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam. Namens het bestuur zijn wij eigenaar van de stedelijke eigendommen, de assets. Stedelijk Beheer is een afdeling bij Verkeer en Openbare Ruimte en bestaat uit 175 medewerkers die zorgen voor de kwaliteit van de openbare ruimte. Het vehikel hiervoor is het programma stadsbehoud. Ook zorgt Stedelijk Beheer voor het borgen van de juiste informatie voor projecten in uitvoering. Zodat nieuwe toevoegingen aan de stad voldoen aan de beheereisen. Dit wordt geregeld via het beheeracceptatieproces. De werkzaamheden van Stedelijk Beheer zijn gekaderd door de principes van assetmanagement. Binnen Stedelijk Beheer zijn er 6 teams; Team Openbare Ruimte, Team Assetinformatie en Datamanagement, Team Civiele Constructies, Team Tunnels, Team Licht en Team Groen, Water & Wegen. Naast het assetmanagement houden de teams zich ook bezig met circulair onderhouden, emissie loos werken en het klimaat adaptief maken van de openbare ruimte, gekoppeld aan de onderhoudsopgave. 

Het team Groen, Water & Wegen bestaat uit 2 teammanagers, 4 assetmanagers en 48 adviseurs. We zijn trots op onze bevlogenheid, betrokkenheid, collegialiteit en expertise. We realiseren ons dat diversiteit een kracht is die we gebruiken om betere resultaten te halen voor de stad. Het team Groen, Water & Wegen heeft vaste kantoordagen op onze werklocatie aan Weesperplein 8. Dit zijn in ieder geval de maandagen en donderdagen. De dinsdag is gewenst. Verder is thuiswerken ook mogelijk.

Om het Team Groen, Water & Wegen (50 fte) te versterken, zijn we op zoek naar twee gemotiveerde management assistenten om onze Teammanagers (2 fte) maar ook assetmanagers (2 fte) fulltime te ondersteunen. 

Als management assistent ben je de rechterhand van jouw managers, intern is iedereen daarvan op de hoogte en ben je toegankelijk voor allerhande vragen. Je bouwt een netwerk om zaken soepel(er) te laten verlopen. Je zorgt dat je intern snel de weg weet en hoe dingen geregeld worden. Je speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten en draagt bij aan de efficiëntie van ons team. Met flair en enthousiasme draag jij dan ook graag bij aan het succes & de cultuur van het totale team. Je bent verantwoordelijk voor enkele voorkomende secretariële (agendabeheer), administratieve, financiële, organisatorische en communicatie werkzaamheden. Je fungeert als vraagbaak en het is daarom belangrijk dat je kunt verbinden en prioriteiten kunt inschatten. Daarnaast ben je zorgvuldig en betrouwbaar. Je bent zichtbaar op de werkvloer en benaderbaar voor allerhande vragen. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Beheren van de agenda van de 2 teammanagers of 2 assetmanagers, inclusief het (namens de managers) plannen van vergaderingen, bila's met medewerkers, teamlunches, borrels, teamexcursies en soms een heidag; 
• Coördineren en verzorgen van financiële zaken, zoals het invoeren van offertes (offertes van externe locaties, geschenken, opleidingen van medewerkers, inhuurcontracten) en coördinatie dat facturatie voorspoedig verloopt. Je informeert de externe leveranciers zelfstandig over de wijze van declareren binnen de gemeente Amsterdam en coördineert dit; 
• Het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten. Denk hierbij ook aan een team(mid)dag of heidag(en). Zelfstandig boeken van vergaderruimtes (intern en extern) en zorgen voor alle benodigde voorbereidingen. (inspirerende/onverwachte) locaties benaderen, offertes opvragen, catering bepalen, als contactpersoon fungeren voor interne of externe spreker, opstellen uitnodiging tekst, bijhouden aanmeldingen en ontwerpen/redigeren presentaties en zorgen dat op de dag zelf alles voorspoedig verloopt. Samen met de managers bepaal je de kaders en jij gaat daarna zelfstandig aan de slag. Op afgesproken momenten stem je met de managers de voortgang en te maken keuzes af. Ook houd jij, indien van toepassing, de acties bij die opvolging behoeven na een team(mid)dag en ziet erop toe dat ze acties afgerond worden; 
• Deelnemen aan MT Groen, Water & Wegen overleg , iedere week. Jij vult de agenda (samen met één van de teammanagers of assetmanagers die als voorzitter optreedt), houdt de actie- en besluitenlijst bij en plaatst voorafgaand aan het overleg de onderwerpen (met bijlagen) in het MS Teams kanaal van het MT; 
• Je ziet erop toe dat afgesproken acties worden uitgevoerd en spreekt de teammanagers en/of assetmanagers hierop aan; 
• Bijhouden teamorganogram.

Dit breng je mee:

• Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding 
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om zelfstandig te plannen en prioriteiten te stellen 
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk 
• Goede beheersing van MS Office en MS Teams 
• Proactieve en oplossingsgerichte instelling 
• Je bent bereid op maandag, dinsdag en donderdag op kantoor te werken 
• Ervaring binnen de Gemeente Amsterdam is een pré 
• Ervaring als management assistent, personal assistent, office manager of secretaresse is vereist 

Aan competenties breng je mee: 

• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Relatiebeheer: Bouwt persoonlijke relaties op met klanten en andere contactpersonen, onderhoudt en benut ze. 
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties. 
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is. 
• Overtuigingskracht: Oefent, op basis van persoonlijk overwicht, invloed uit op mensen en situaties, gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden. Communiceert ideeën duidelijk en stellig.

• Een parttime/ fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3359 en maximaal €4811,- bruto per maand, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring, en op basis van 36 uur in de week;
• Een opdracht vanaf december 2024 voor tot september 2025, mét de kans op verlenging;
• Een reiskostenvergoeding die past bij jouw vervoerskeuze. Dat is €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 per kilometer als je loopt of fiets of €0,21 per kilometer als je met het OV gaat (tot maximaal 45 km per reis);
• Een thuiswerkvergoeding van €3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met J.Heinen@olympia.nl