Directieassistent concerndirectie

Ben jij de ervaren professional die onze concern directeuren kan ondersteunen?

Hoe doe jij ertoe?

Als directieassistent van de concerndirectie werk je aan de ontwikkeling van het sociale en ruimtelijke domein, waarbij de focus in eerste instantie ligt op de ondersteuning van de twee directeuren. In deze functie zijn dit je hoofdactiviteiten:

Agendabeheer en planning: het vooruit plannen van bijeenkomsten en vergaderingen, waarbij je zelfstandig prioriteiten stelt Secretaris van het domeinoverleg: verantwoordelijk voor agendabeheer, notuleren en de verdere coördinatie die voortvloeit uit de overleggen Ondersteuning van de concerndirectie op administratief en secretarieel vlak Verzorging van de post- en e-mailafhandeling: beheer van diverse mailboxen en de in- en externe correspondentie, inclusief het beantwoorden van e-mails namens de directeuren in geval van algemene vragen

Hoe ziet je dag er uit?

Vandaag begin je vroeg, omdat er een drukke dag voor je ligt. Terwijl je naar je werk fietst, overdenk je hoe je de dag wilt starten. Eenmaal op kantoor blijkt dat de dag anders verloopt dan gepland. De wethouder wil, naar aanleiding van een bewonersavond, met spoed overleggen met de directeur Sociaal Domein. Aangezien haar agenda vol zit, overleg je met haar en besluiten jullie om het gesprek naar donderdag te verplaatsen. De directeur Ruimtelijk Domein vraagt vervolgens of het overleg over de filevorming bij het winkelcentrum vervroegd kan worden. Samen vinden jullie een geschikt moment. De rest van de dag verloopt zoals gepland. Na een kop thee werk je de notulen van het domeinoverleg uit en beantwoord je e-mails. Je luncht met een collega en gebruikt de middag om agenda’s te behandelen en telefoontjes af te handelen. Omdat een collega eerder naar huis gaat, neem je haar taken over. De directieadviseur vraagt je om een spoedoverleg met de gemeentesecretaris te organiseren. Dit betekent dat je een gesprek van het afdelingshoofd Veiligheid, Toezicht en Handhaving opnieuw moet verzetten. Je brengt hem op de hoogte en plant direct een nieuwe afspraak in. Dan zit je dag erop en fiets je met een voldaan gevoel weer naar huis.

Wat breng je mee?

Je hebt mbo-werk- en denkniveau Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een soortgelijke functie binnen het openbaar bestuur  Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een functie als directieassistent/secretaresse, managementassistent, officemanager of soortgelijk Je hebt werkervaring met het bewaken van ambtelijke procedures

Wat doen we voor jou?

Salaris van minimaal €3014 en maximaal €4244 per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8) In deze vaste baan start je met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 12 maanden Individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% van het salaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten Thuiswerkmogelijkheden, een iPhone en laptop

---