Ambtelijk secretaris OR

Ambtelijk secretaris OR

Provincie

Gelderland

Branche

Lokale overheid

Opleidingsniveau

HBO MBO

Dienstverband

Detachering Interim

Plaats

Mariënburg 75, Nijmegen

Gepubliceerd op

25-04-2024

Functie omschrijving

Voor de ODRN is FlexIntens op zoek naar een Ambtelijk secretaris OR voor 4 tot 6 uur per week.

De Ondernemingsraad (OR) van de Omgevingsdienst Regio Nijmegen is op zoek naar een ambtelijk secretaris. Hierbij nodigen wij u uit om een offerte in te dienen. De OR kent 9 gekozen enthousiaste leden met een zittingsperiode van drie jaar. Zij dragen namens de medewerkers van de ODRN bij aan de verbinding tussen beleid en de uitvoering door de werkvloer. Hierbij zet de OR zich in voor een balans tussen het organisatiebelang en het belang van de werknemers. De OR vergadert wekelijks. Daarnaast is er gemiddeld eenmaal per 6 weken een overlegvergadering (OV) en de voorzitter van de OR overlegt regelmatig met de WOR-bestuurder.Als ambtelijk secretaris ben jij de expert op het gebied van de WOR. Je houdt ons scherp zodat de medezeggenschap goed en prettig gepositioneerd wordt binnen de organisatie. Je ondersteunt de OR door onder andere de verslaglegging voor vergaderingen en de communicatie te verzorgen.Jij bent de persoon van rust en het overzicht. Je bent analytisch sterk, kan goed structuur aanbrengen, bent nauwkeurig en kan goed organiseren, ook als het even druk is. Je snapt hoe de hazen lopen en bent sensitief op politiek-bestuurlijk vlak. Integriteit is voor jou belangrijk, je focus ligt op samenwerking en klantgerichtheid. Je bent communicatief sterk en ziet verbindingen tussen verschillende overleggen en informatie en weet dit onder de aandacht te brengen bij de juiste mensen.

Verantwoordelijken

Je bent verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

Notuleren van de vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van de verslaglegging;(openbaar) zowel OV als algemene vergadering OR;Opstellen van vergaderschema’s en andere overzichten;Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies. Op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie. Dit doe je in afstemming met de secretaris;Bijdragen aan het tot stand komen van het jaarverslag van de OR;Beheren en actualiseren van de informatie over de OR op het intranet, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie met de achterban van de OR ;(Eind)redactie verzorgen van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.

Functie eisen

Eisen:

U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen Ervaring als ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een vergelijkbare organisatie Minimaal mbo niveau 4 werk- en denkniveau Aantoonbare kennis van de WOR

Wensen:

Minimaal een afgeronde Leergang 1 en 2 Ambtelijk secretaris, je wil graag leergang 3 halen Werkervaring in een administratief, ondersteunende of secretariële functie Kennis van Microsoft Teams, Excel en Word is een pre. Optioneel: kennis van Adobe InDesign Aantoonbaar administratief onderlegd

Competenties

Nauwkeurig, integer, proactief en communicatief vaardig

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan  uitsluitend  t/m 02-05-2024 om 12:00.

Gewenst aantal uren

4 tot 6 uur per week.

Arbeidsvoorwaarden

Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

---