freelance

Informatiebeheerder

Wat ga je doen?

Binnen team Documentair Informatie Beheer(DIB) ga je als informatiebeheerder aan de slag met de registratie van centraal binnenkomende informatiestromen (o.a. post en e-mail), zodanig dat de archivering bij de start al goed geborgd is en de zaken/documenten aan het juiste zaaktype en daarmee de juiste (groep) medewerkers gekoppeld worden. De werkzaamheden betreffen o.a.:

• Selecteren ingekomen post en e-mail.
  • Registreren van nieuwe zaken.
  • Registreren van aanvullende documenten bij een zaak.
  • Beheren van de algemene email van de gemeente Epe en registreren wat nodig is.
  • Versturen ontvangstbevestigingen.
• Ondersteunen waar nodig bij het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het digitale archief binnen informatiesystemen, zoals bijv. controle juist gebruik van zaaktypen, controle volledigheid etc.
• Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
• Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen
• Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
• Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen.
• Begeleiden van medewerkers in digitaal archiveren in informatiesystemen.

Verantwoordelijkheden
Je bent mede verantwoordelijk voor het registratieproces van binnen komende informatiestromen zoals email en fysieke post in ons zaaksysteem

Je beschikt over:

• Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO-opleiding, SOD1 of LARM met ervaring (minimaal 3 jaar) in de rol van informatiebeheerder of DIV medewerker;
• Je beschikt over ruime kennis en ervaring met het registreren van post/email e.d. binnen gemeentelijke processen in een zaaksysteem, kennis van zaaksysteem.nl(xxllnc) is een pré .

Verder verwachten we het volgende van je:

• Kwaliteitsgerichtheid: Je stelt hoge eisen aan kwaliteit van producten en diensten en handelt daarnaar.
• Klantgericht: je onderzoekt de wensen en behoeften van (zowel interne als externe) klanten en handelt hiernaar, stelt de medewerker centraal zonder het eigen organisatie belang tekort te doen.
• Communicatieve vaardigheden: je bent in staat om medewerkers klantvriendelijk te woord te staan, mee te nemen in de digitale ontwikkeling en duidelijk instructies/uitleg te geven.
• Plannen en organiseren: je stelt doelen en prioriteiten en bepaalt de vereiste acties, tijd en middelen om deze doelen te realiseren en plaatst deze activiteiten in de juiste volgorde en tijd.

De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 oktober tot en met 31-12-2024 voor minimaal 28 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

• De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 oktober tot en met 31-12-2024 voor minimaal 28 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
• Je hebt minimaal 3 jaar recente werkervaring op het gebied van informatiebeheer bij voorkeur bij een gemeentelijke overheid.
• Je hebt MBO werk- en denkniveau.
• Je bent in bezit van een VOG, gemeente Zutphen kan na gunning een VOG opvragen. Dit criterium is een eis. Een toelichting is verplicht.

• Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je aantoonbare werkervaring hebt in de registratie van informatiestroming in een zaaksysteem
• Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring hebt als informatiebeheerder/medewerker DIV.
• Onderstaande blijkt uit uw motivatiebrief: De mate waarin je in teamverband kunt werken en daarbij met je competenties en voldoende inhoudelijke kennis een meerwaarde bent.