Projectleider Reorganisatie

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 14-06-2024 om 9:00.

Functiebeschrijving

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Reorganisatie voor 24 uur per week.

Over VNGDe VNG is de vereniging van alle Nederlandse gemeenten, inclusief Caribisch Nederland. We werken aan een krachtige lokale overheid. Dat doen we door agendasettend te zijn op voor gemeenten relevante vraagstukken en ontwikkelingen. En door de lokale uitvoering centraal te stellen bij maatschappelijke opgaven.

Alle Nederlandse gemeenten zijn lid van de VNG, en samen vormen wij de vereniging. De koers van de VNG wordt bepaald door de leden, die minstens twee keer per jaar samenkomen in de Algemene Ledenvergadering (ALV). De leden zijn vertegenwoordigd in het bestuur en 15 commissies.

Drie pijlers zijn de basis van de vereniging. Dat zijn kennisdeling, belangenbehartiging en ondersteuning/dienstverlening bij de uitvoering. Binnen het VNG Bureau zijn er - naast de algemene directie - drie beleidsdirecties: Inclusieve Samenleving, Fysieke Leefomgeving en Lokaal Bestuur en Informatiesamenleving. De staf en ondersteuning bestaat uit de afdelingen Communicatie, Concernstaf en Bedrijfsvoering.

In het verlengde van het algemene ondersteuningsaanbod van de VNG aan de leden, bieden vier VNG-bedrijven producten en diensten op maat, als (betaalde) dienstverlening. Dat zijn VNG Connect, VNG International, VNG Risicobeheer en VNG Realisatie.

Over Communicatie en BedrijfsvoeringBinnen de VNG is de communicatiefunctie belegd bij de afdeling Communicatie van het VNG Bureau en - specifiek voor VNG Realisatie - bij het Kenniscentrum Communicatie.

Communicatie is als afdeling centraal op twee plekken in de organisatie georganiseerd met als doel strategie, kaders en richtlijnen op te stellen, advies te geven, woordvoering te doen, content te produceren en publiceren, communicatieproducten te ontwikkelen en uit te voeren en communicatiekanalen te beheren.

Bedrijfsvoering is binnen VNG centraal en decentraal ingeregeld. Diensten op het gebied van human resources (HR), facilitaire dienstverlening, administratie en informatisering & automatisering worden centraal aangeboden.

Binnen VNG Realisatie is er een team Bedrijfsvoering op het gebied van HR, financiën & inkoop die zelfstandig werkt gebruikmakend van de centrale organisatie.

Omschrijving van opdrachtDe algemene directie van de VNG heeft de ambitie uitgesproken om de bedrijfsvoering en communicatie van zowel VNG Bureau als VNG Realisatie te centraliseren naar één centrale bedrijfsvoeringsafdeling en één centrale communicatieafdeling. Deze gewenste organisatieontwikkeling is bedoeld om efficiëntie en samenwerking te bevorderen en de kwaliteit te verbeteren. Het samengaan van de afdelingen moet per 1 januari 2025 zijn afgerond.

Dit project is de verantwoordelijkheid van de plaatsvervangend directeur VNG. Besluiten worden genomen in de stuurgroep door de twee WOR-bestuurders, ondersteund door adviseurs en procesbegeleiders. De projectleider gaat behoren tot de ondersteuners in de stuurgroep, en samen met de procesbegeleiders de agenda en de voor te leggen besluiten opstellen. De stuurgroep is inmiddels al enkele keren samengekomen en de eerste stappen in het project zijn al gezet.

Het doel van deze opdracht is het praktisch begeleiden en vormgeven van de gewenste organisatieontwikkelingen, waaronder de afstemming in het traject met de ondernemingsraden van beide bedrijven.

De betrokken afdelingen en medewerkers kennen elkaar en werken op vele vlakken al in meerdere of mindere mate met elkaar samen. Maar wij verwachten dat er zeker ook verschillen zullen zijn qua werkwijzen en processen, die we in kaart willen krijgen, de zogenaamde ist-situatie. De projectleider zal daarom starten met het samenbrengen van de teams als trekker van het project.

Een belangrijk aspect van de opdracht is dat de projectleider in afstemming met de teams een duidelijk beeld en een doelstelling voor de eindsituatie ontwikkelen, de situatie na gewenste organisatieontwikkeling (‘soll'). Noodzakelijke uitgangspunten hierbij zijn efficiency, kwaliteitsverbeteringen en de stap naar voren na de gewenste organisatieontwikkeling. Een goede inventarisatie en bespreking en uiteindelijk advies aan de stuurgroep over aan bedrijfsvoering gerelateerde werkzaamheden die binnen de verschillende bedrijven nodig blijven, is ook deel van deze opdracht.

De projectleider ontwikkelt de soll-situatie in samenspraak met de collega's van VNG en VNG Realisatie en dient uiteindelijk goedkeuring te krijgen van de stuurgroep.

De nieuwe afdelingen Communicatie en Bedrijfsvoering worden/blijven onder de algemene directie van VNG gepositioneerd.In de eerste adviesaanvraag is al een gedeeltelijke invulling van het organigram meegenomen. De verdere invulling van het organogram volgt in de loop van de tijd. De profielen voor leidinggevende Communicatie en Bedrijfsvoering zijn opgesteld. Doel hierbij is om de beoogde leidinggevende van Communicatie en de beoogde leidinggevende van Bedrijfsvoering uiterlijk in Q3 van dit jaar te benoemen. In overleg met de stuurgroep zal het project geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan deze leidinggevenden die vervolgens aan de slag gaan om de geruisloze overgang per 1 januari 2025 te realiseren. Na 1 januari 2025 gaan de leidinggevenden van de twee afdelingen aan de slag om de geschetste soll-situatie te realiseren.Werkzaamheden en verantwoordelijkhedenHet verder detailleren en aanscherpen van het plan van aanpak voor de implementatie van de gewenste organisatieontwikkeling. Hierin zijn de stappen, benodigde middelen, communicatie en tijdslijnen duidelijk beschreven binnen de vastgestelde randvoorwaarden.

De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van het plan van aanpak.

Nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders binnen het concern, waaronder het management, medewerkers en ondernemingsraden. Het samenbrengen van de teams, het doorgronden van de huidige werkwijze en het schetsen van de toekomstige werkwijze. Regelmatige communicatie en overleg zijn van belang voor het succes van de gewenste organisatieontwikkeling.

Er is een wekelijks stuurgroepoverleg waarin de projectleider rapporteert en verantwoording aflegt.

Resultaat van de opdrachtDe projectleider kan na benoeming van de beoogde leidinggevenden het plan van aanpak met de verschillende bouwstenen in dit traject (deelprojecten), inclusief tijdpad e.d overdragen. De projectleider houdt hierbij de datum 1 januari 2025 scherp in het vizier en werkt hier naar toe.Idealiter Per 1 januari 2025 zijn de betrokken medewerkers en afdelingen samengevoegd in de nieuwe structuur, inclusief de volledige HR-inrichting. De betrokken medewerkers zijn formeel per brief op de hoogte gebracht van hun nieuwe positie in de organisatie en in de onderliggende (verlonings-) systemen correct doorgevoerd.

Ook is er samen met de medewerkers een pad naar verbetering en efficiency uitgestippeld voor de afdelingen Communicatie en Bedrijfsvoering. Een (concept) meerjaren agenda bedrijfsvoering is op hoofdlijnen uitgewerkt. Dit einddoel is goedgekeurd door de stuurgroep. Er is ruimte om veranderingen die per direct doorgevoerd kunnen worden al in te zetten of te implementeren vóór het officieel samengaan per 1 januari 2025.

Kort samengevat betekent dit:

• Tijdens de opdrachtperiode het begeleiden van de gewenste organisatieontwikkeling, inclusief de trajecten met de ondernemingsraden conform actuele planning en afgesproken resultaten;
• Voor 26 september het HR proces voor de medewerkers gepland en voorbereid met als doel een succesvolle overgang per 1 januari 2025;
• Voor 26 september of eerder conform planning, een advies voor de stuurgroep over de (vernieuwde) inrichting van bedrijfsvoering en communicatie;
• Voor 26 september of eerder conform planning, een advies voor de stuurgroep over de achterblijvende, aan bedrijfsvoering gerelateerde werkzaamheden binnen de directies;
• Voor 26 september het opstellen van een gedragen meerjaren agenda bedrijfsvoering.
• Voor beëindiging van de opdracht de overdracht van het project naar de beoogde leidinggevenden Bedrijfsvoering en Communicatie zodat deze in staat zijn het project succesvol voort te zetten en af te ronden.

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. WO- werk en denkniveau.
2. Minimaal een afgeronde HBO opleiding in bestuur- of bedrijfskunde of HR of soortgelijke richting.
3. Minimaal 5 jaar werkervaring als projectleider, programmamanager of leidinggevende die een fusie- of reorganisatietraject begeleidt.
4. Minimaal 3 jaar werkervaring met reorganiseren van bedrijfsvoering ondersteunende afdelingen zoals Inkoop, HRM, Finance en Control en staf afdeling communicatie of soortgelijk in (overheids)organisatie(s).
5. Minimaal 3 jaar werkervaring met het begeleiden van OR-trajecten en directe samenwerking met bestuurders en directie.
6. Kennis van en werkervaring met de financiële en rechtspositionele aspecten van reorganisatietrajecten.
7. Werkervaring met het toepassen van GAP analyse door huidige en gein kaart te brengen.
8. Werkervaring met het begeleiden en uitvoeren van organisatie veranderingen.

Wensen:

1. Hoeveel aantoonbare reorganisaties of vergelijkbare trajecten heeft de aangeboden kandidaat begeleid als (zelfstandig) projectleider?
2. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring en verantwoordelijkheid voor het advies in de volgende omvang en complexiteit van reorganisaties of vergelijkbare trajecten.
3. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare en toegepaste kennis en werkervaring op het gebied van financiële en rechtspositionele aspecten van reorganisaties of vergelijkbare trajecten?

Arbeidsvoorwaarden
Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

---