Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo'n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatie gestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling:

Over de afdeling Bedrijfsvoering (BV): werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega's helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuur advisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega's én in het werk.

De opdracht:

• Draagt zorg voor de ondersteuning van de directie (3 personen) in brede zin;
• Treedt op als adviseur/ regisseur van de werkplanning van de directie;
• Treedt op als secretaris van het werkoverleggen: is verantwoordelijk voor het agendabeheer, het notuleren van vergaderingen en de coördinatie van werkzaamheden en actiepunten;
• Daagt zorg voor het agendabeheer en de planning van bijeenkomsten en vergaderingen, stelt hierin prioriteiten;
• Draagt zorg voor de voorbereiding en het organiseren van (in)formele collegevergaderingen en het uitzetten van vervolgacties naar de organisatie;
• Treedt op als eerste aanspreekpunt van de directie voor medewerkers en externe contacten;
• Draagt zorg voor de post- en e-mailafhandeling: stelt in- en externe correspondentie op en beheert diverse mailboxen;
• Verzorgt informatie aan interne en externe relaties;
• Volgt en evalueert signalen en rapporteert deze aan de directie.

6 maanden - 36 uur - 1.0 fte

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste;
• Afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van bedrijfskunde, bestuurskunde of Officemanagement; 
• Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar, in een directiesecretaris functie binnen het openbaar bestuur;
• Minimaal 2 jaar werkervaring met het bewaken van ambtelijke procedures; 
• Minimaal 3 jaar werkervaring met Complex agenda beheer.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.