Secretaresse Leefomgeving

Ben jij een afdelingssecretaresse, die in een dynamische omgeving rust weet te creëren, enthousiast wordt van ’regelen en organiseren en klaarstaat voor de collega’s? Dan zoeken wij jou

In deze functie ben je de secretariële spil voor de verschillende adviesgroepen van de businesslijn Leefomgeving in onze vestiging in Almere en/of Capelle. Samen met je secretariële collega’s ondersteun je medewerkers in onze businesslijn, zowel managers als projectleiders en adviseurs.

Als secretaresse verricht je administratieve ondersteunende werkzaamheden in onze projecten. Voorbeelden hiervan zijn het opstellen van facturen, redigeren van offertes en andere projectdocumenten op taal en layout, verzamelen van benodigde gegevens, coördineren van administratieve procedures, plannen van afspraken en het maken van verslagen. Daarnaast zal agendabeheer onderdeel van het takenpakket zijn. Je maakt afspraken, weet hierin te prioriteren en onderhoudt hierbij in- en externe contacten. Tot slot kan je bijdrage leveren aan het plannen en organiseren van teambijeenkomsten/-uitjes, zoals het plannen van de afspraak in de agenda’s, het regelen van een locatie en het meedenken en organiseren van activiteiten.

• Werken in een dynamische omgeving, waarbij je veel verschillende ballen tegelijk in de lucht weet te houden;
• Collega’s helpen en ondersteunen;
• Bijdragen aan een goede sfeer op de afdeling en in teams;
• Zorgen voor rust en structuur in alle hectiek;
• Puntjes op de i zetten in een projectomgeving.

De functie behoort tot één van de zeven adviesgroepen van de businesslijn Leefomgeving. Vanuit die positie werk je veel samen met de medewerkers uit dat team, maar ook met medewerkers binnen de gehele businesslijn. Daarnaast is er veel contact met andere secretaresses. Zo is er elk kwartaal een live samenwerkdag met de secretaresses van de businesslijn, waarbij iedereen vanuit de verschillende vestigingen samenkomt.

Behalve alle contacten intern zal je voor de projectondersteuning en het agendabeheer van de managers ook regelmatig contacten hebben met externe partijen.

• Je hebt werkervaring als secretaresse;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. Je weet offertes en documenten te redigeren op taal en layout en kan makkelijk omgaan met verslaglegging;
• Je werkt zorgvuldig en nauwgezet;
• Je kunt zelfstandig werken, maar je hebt ook plezier in het leggen van sociale contacten en samenwerking;
• Je toont initiatief en bent flexibel en assertief;
• Je bent integer en weet goed met gevoelige en vertrouwelijke informatie om te gaan;
• Je kan goed werken met de verschillende Office365 applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, OneDrive).