Backofficemedewerker/Receptionist(e)

July 8, 2024

Wij zijn

Ascom is een internationale aanbieder van ICT-oplossingen en mobiele workflowoplossingen voor de gezondheidszorg en de zakelijke markt. Met ons hoofdkantoor in Zwitserland en aanwezigheid in 18 landen, ondersteunen we de zorg al 160 jaar met onze technologie. Hiermee stellen wij de gezondheidszorg in staat om de best mogelijke zorg aan te bieden.

Onze systemen worden in 12.000 verschillende ziekenhuizen over de wereld gebruikt en hiermee verwerken zij meer dan 800 miljoen alarmen per jaar (meer dan 2 miljoen alarmen per dag). Onze oplossingen hebben een positieve invloed op levens van mensen die in deze ziekenhuizen of zorginstellingen verblijven.

Wat ga je doen?

Als Backoffice Medewerker/Receptionist(e) bij Ascom ben je het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers en bied je ondersteuning aan onze backoffice. Je zorgt voor een professionele en vriendelijke ontvangst en bent verantwoordelijk voor diverse administratieve taken. Je werkt in een klein gezellig team en ondersteunt diverse afdelingen zoals HR, Finance en het Management Team. Je speelt een belangrijke rol in het onboardingprogramma van nieuwe collega's en beheert samen met je directe collega ons wagenpark. Ook werk je aan het professionaliseren van onze interne communicatie en ben je continu aan het kijken waar je samen met je team verbeteringen kunt aanbrengen binnen de organisatie. Als team werk je nauw samen.

Dit betreft een functie voor 40 uur.

Verantwoordelijkheden

Ontvangst en telefoonbeheer: Verwelkomen van bezoekers en hen doorverwijzen naar de juiste persoon of afdeling. Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken op een professionele en vriendelijke manier. Beheren van de receptie- en vergaderruimtes. Administratieve ondersteuning: Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mails. Beheren van agenda's en plannen van afspraken en vergaderingen. Voorbereiden van vergaderzalen en verzorgen van catering indien nodig. Assisteren bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten. Onboarding programma: Coördineren en ondersteunen van het onboardingproces voor nieuwe medewerkers. Voorbereiden van welkomstpakketten en zorgen voor een soepele start voor nieuwe collega's. Organiseren en faciliteren van introductiesessies. Wagenparkbeheer: Beheren van het bedrijfswagenpark. Registreren en opvolgen van autokosten en documentatie. Coördineren van de uitgifte en inname van bedrijfsvoertuigen. Interne communicatie: Verantwoordelijk voor het verbeteren en professionaliseren van de interne communicatie. Ontwikkelen en implementeren van communicatieplannen- en strategieën. Schrijven en versturen van interne nieuwsbrieven en mededelingen. Backoffice-taken: Ondersteunen van verschillende afdelingen met administratieve taken, zoals het invoeren van gegevens, opstellen van rapporten en archiveren van documenten. Beheren van kantoorbenodigdheden en zorgen voor tijdige bestellingen. Onderhouden van nauwkeurige en georganiseerde bestanden en data. Klantenservice: Beantwoorden van algemene vragen van klanten en bezoekers. Behandelen van klachten en deze doorverwijzen naar de juiste afdeling indien nodig.

Vereisten:

Opleiding en ervaring: Minimaal MBO-niveau of vergelijkbare opleiding. Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie is een pre. Vaardigheden: Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels. Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail. Proactieve en klantgerichte instelling. Bekwaamheid in het gebruik van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) en andere relevante software. Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving. Ervaring met interne communicatie en het beheren van een wagenpark is een pluspunt.

Persoonlijke eigenschappen:

Representatief en vriendelijk. Betrouwbaar en discreet met vertrouwelijke informatie. Flexibel en stressbestendig. Teamspeler met een positieve werkhouding. Enthousiast over het verbeteren van interne communicatie.

Aanbod:

Een uitdagende en veelzijdige functie in een dynamisch en groeiend bedrijf. Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden. Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Sollicitatieprocedure:

Ben je enthousiast geworden over deze functie en denk je dat je de juiste persoon bent om ons team te versterken? Druk dan op de 'Apply now'-button hieronder en stuur ons vandaag nog je CV en motivatiebrief. Heb je nog vragen neem dan contact op met Maya Kukupessy (Head of Internal Services) via We kijken uit naar je reactie

Ascom is een werkgever die zich inzet voor gelijke kansen en het bevorderen van diversiteit, gelijkheid en inclusie. We verwelkomen sollicitanten van alle achtergronden en discrimineren niet op basis van ras, kleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit, nationaliteit, leeftijd, burgerlijke staat, handicap of enige andere beschermde status. Wij geloven dat een diverse personeelsbezetting ons team versterkt, innovatie stimuleert en onze werkomgeving verrijkt. Sluit je aan bij ons in het creëren van een inclusieve omgeving waar iedereen wordt gewaardeerd en gelijke kansen heeft om te slagen.

---