Secretaresse(s) Serviceteams

Delen:

Functie omvang: 1,6 fte
Standplaats: Maastricht/Sittard/Heerlen
Afdeling: Projectbureau
Salarisindicatie: max € 3.404,00

Wij zijn (intern/extern) op zoek naar een Secretaresse(s) (uitvoerend medewerker C) voor enkele Serviceteams waaronder o.a. afdeling ICT (Technisch beheer en Functioneel beheer), Projectenbureau, Servicedesk voor 1,6 fte (2 á 3 secretaresse van minimaal 0,5 fte). De werklocatie kan wisselend zijn in Maastricht, Sittard en/of Heerlen. Het betreft hier een tijdelijke functie voor 2 jaar met ingang op 01 oktober 2024.

VISTA college
VISTA college is dé opleider van het Zuiden met verschillende locaties in Zuid-Limburg. Onze opleidingen en cursussen bieden jongeren en volwassenen toekomstperspectief. We bereiden ze voor op een wereld die voortdurend in beweging is. Dat doen we door ondernemend en innovatief te zijn en samen te werken met het bedrijfsleven. Samen ontwikkelen we Limburgse krachten voor morgen.

Jouw rol als secretaresse
Voor ons team zoeken wij een doener, een aanpakker, een spin in het web die op zoek is naar een afwisselende baan met de nodige dynamiek in een enthousiast en collegiaal team dat graag met jou wil samenwerken Je bent de steun en toeverlaat van de Teamleider en ziet het als een uitdaging structuur en rust aan te brengen in de dagelijkse hectiek samen met je collega secretaresses. Naast de Teamleider ondersteun je vooral ook het team met dagelijkse zaken. Het team is gewend binnen ruime kaders te werken en beslissen eigenstandig veel zaken op basis van hoge autonomie. De Teamleider, teamleden en de andere secretaresses ondersteunen het team zoveel mogelijk in deze autonomie.

Wat worden je taken en verantwoordelijkheden?

(Secretariële/administratieve) ondersteuning waaronder agendabeheer, e-mailbeheer, verwerken en verzamelen gegevens in/uit de systemen en het opstellen c.q. redigeren van notities, brieven en presentaties; Bereidt administratief/organisatorisch vergaderingen en andere bijeenkomsten voor, notuleert vergaderingen en besprekingen, werkt notulen en/of verslagen uit; Organiseert bijeenkomsten waaronder team-overleggen, PEG overleggen en bijeenkomsten met externe partners; Ondersteunt administratief bij nieuwe uitdagingen en projecten en is bereid creatief mee te denken in nieuwe kansen en oplossingen; Je plant voortgangsgesprekken en bewaakt de agenda hierbij; Je bewaakt (mede) de tijdlijnen en mijlpalen van majeure projecten en programma’s; De werkzaamheden binnen deze afdeling kent daarnaast veel ad hoc taken die je steeds moet prioriteren; Je verzorgt de attenties voor medewerkers; Je coördineert en voert de taken uit voor de Werving en Selectie (W&S) module; Je zet de taken volgens procuratieregeling (de facturen workflow) door en controleert de contracten.

Wat verwachten wij van jou?

Je beschikt over een MBO-diploma dan wel MBO+ werk- en denkniveau – bij voorkeur in de richting secretaresse / managementassistente; Enthousiasme, energie en je houdt van afwisseling. Tegelijkertijd ben je hands on en doortastend; Je bent vaardig in het omgaan met geautomatiseerde gegevensverwerkingssystemen; Je bent diplomatiek en volhardend: stressbestendig, flexibel en je staat stevig in je schoenen; Je weet chaos te veranderen in een oase van rust dus organiseren staat je op het lijf geschreven; Je werkt gestructureerd en kunt ook structuur aanbrengen; Je bezit goede communicatieve vaardigheden: je bent klant- en servicegericht; Tot slot zoeken we een teamplayer die zowel binnen het team als buiten een team goed kan functioneren

Wat mag je van ons verwachten?
Bij VISTA college zien we wat jij voor studenten en collega’s mogelijk maakt. Wij zorgen voor een goede werksfeer en bieden je het vertrouwen om je functie op jouw manier in te vullen. Je salaris bedraagt max. € 3.404,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van opleiding en ervaring, volgens de cao mbo, schaal 6. Ook bieden we ruime faciliteiten om je te ontwikkelen, een eindejaarsuitkering, 30 vakantiedagen en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

E

---