Secretaris Informatiebeveiliging

Ter ondersteuning van de CISO en Privacy Officer (‘PO’) bewaak je de beantwoording van berichten en vragen die binnenkomen in de dienstpostbus. Tenslotte ben je beheerder van de interne processen van het IB&P office en kom jij met verbetervoorstellen.

Wat ga je doen als proces begeleidend ondersteuner IB&P?

Je ondersteunt de CISO voor wat betreft het informatiebeveiligingsdeel in de totstandkoming van gevraagde en ongevraagde adviezen aan onze bestuurders en/of verantwoordelijke (lijn)managers waar het gaat over informatiebeveiliging. Door jouw bijdrage aan het opstellen van het IB-beeld ben je in staat om de synergie te zoeken en voorstellen te doen voor het proces dat er moet komen om de uitvraag in goede banen te laten lopen binnen het kerndepartement. Je bent een hoofdrolspeler in het vaststellen van de jaarlijkse evaluatie op het gebied van IB&P en onderhoudt hiervoor nauw contact met de IB&P coördinatoren van directies. Relatie management is voor jou gesneden koek. Je creëert overzicht in chaos en zorgt ervoor dat taken tijdig af komen.

In jouw rol als secretaris IB&P ben jij een verbindende factor tussen het IB&P office en collega’s binnen het kerndepartement. Als secretaris IB&P kom je te werken in een team van enthousiaste informatiebeveiliging en privacy collega’s. Werkzaamheden waar jij o.a. verantwoordelijk voor bent zijn agendabeheer en mailboxbeheer. Je bent het aanspreekpunt voor de CISO en de directies van het kerndepartement. Je coördineert, je plant, je communiceert, je denkt mee en je hebt een proactieve mindset. Daarnaast pak je veel voorkomende secretariële en administratieve taken op.

Je kunt niet altijd alles weten, dus organiseer je kennis, kunde en capaciteit om je heen die op dat moment nodig is. Werken aan privacy en security doe je niet alleen: je kunt goed meedraaien in een team, en tegelijkertijd prima zelfstandig aan de slag. Daar hoort bij dat je denkt vanuit gezamenlijk belang en dat gaat soms verder dan de eigen organisatie - bijvoorbeeld ketenpartners, samenwerkingsverbanden;

In de functie van Secretaris IB&P voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• (Complex) agendabeheer en mailboxbeheer;
• Reserveren van vergaderzalen intern alsook het extern uitzetten hiervan;
• Zorgdragen voor catering en audiovisuele middelen;
• Voorbereiden van zowel interne, als ook externe IB&P-overleggen: opstellen van de agenda, verzenden van stukken, bijhouden van genodigdenlijst, maken van de annotatie, sturen op planning en aanlevering stukken;
• Opstellen van verslagen, archivering van stukken, bijhouden van actiepunten;
• Intern en extern vergaderschema opstellen en bijhouden;
• Vakantieoverzicht maken (jaarlijks);
• Contactpersoon IB&P-team;
• 1e aanspreekpunt directies, IB&P coördinatoren en directeuren;
• Ondersteunen en helpen in coördineren van jaarlijkse P&C uitvragen. Functie-eisen
• Je hebt ten minste een hbo werk en denk niveau, met relevante (vervolg)opleidingen;

Aantoonbare kennis van (het domein van) het ministerie van VWS is een pre.

Vaardigheden

Je hebt algemene actuele kennis van het vakgebied informatievoorziening, privacy en security;

Je hebt kennis van de actuele ontwikkelingen op het gebied van privacy en security: voor afkortingen als AVG, BIR, NEN, PIA en PDCA heb jij geen woordenboek nodig.

Herken jij jezelf hierin?

Je wordt blij van een rol waarin je dienstverlenend kan zijn en je beschikt over een grote mate van klantgerichtheid. Je denkt vanuit oplossingen en kunt duidelijke prioriteiten stellen. Je bent een organisatietalent en dan ook een kei in plannen en organiseren en houdt overzicht. Daarbij zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Van een gezonde dosis hectiek krijg jij energie, scherpte en focus. Je staat stevig in je schoenen en wordt niet snel omgeblazen. Omdat je bij meerdere onderwerpen betrokken bent is een flexibele instelling essentieel en moet je snel kunnen schakelen tussen verschillende taken. Je werkt hierbij nauwkeurig en bent resultaatgericht.

Je bent pragmatisch en hands on: je bent je bewust van wat er moet gebeuren, realistisch over wat er op welke termijn mogelijk is, en zet ook echt zaken in gang; Je bent praktisch ingesteld, neemt graag het initiatief en kan je prima zelfstandig klussen tot een succesvol einde brengen. Verbeteringen en vernieuwingen ga je niet uit de weg.

Daarnaast ben je sterk in het onderhouden en opbouwen van relaties. Je bent betrokken en gericht op de samenwerking. Je legt daarbij de juiste links en verbindingen en denkt altijd vooruit. Je bent geïnteresseerd in wat er bij VWS speelt en hebt hart voor de publieke zaak. Je begrijpt politiek-bestuurlijke verhoudingen en bent organisatiesensitief.

Jouw communicatieve vaardigheden zijn zeer goed, zowel schriftelijk als mondeling.

Je wordt enthousiast van het werken in een afdeling die nog volop in ontwikkeling is. Je bent flexibel genoeg om daarop in te spelen en daar ook vooral een bijdrage aan te leveren.